¿Qué tareas de oficina puede hacer ya la IA?

La IA ya hace en la oficina sobre todo tareas de texto que se repiten cada semana: redactar y resumir correos, preparar presupuestos, responder preguntas sobre tus propios documentos, analizar hojas de cálculo y crear documentos. Entrega borradores, no decisiones. Lo que llega al cliente o afecta a una persona lo sigue revisando y decidiendo alguien de tu equipo.

Este artículo no es asesoramiento jurídico. Recoge diez tareas que funcionan en empresas de 5 a 50 personas y el límite que marcan las autoridades de protección de datos.

¿Cómo sabes si una tarea de oficina la puede hacer la IA?

Por tres rasgos. Se repite con frecuencia. Consiste sobre todo en leer, escribir o reformular. Y una persona puede revisar el resultado en poco tiempo, porque sabe cómo tiene que quedar.

Un ejemplo recorre todo el artículo: una empresa de reformas de Murcia con 12 personas. En la oficina trabajan tres, el gerente, la persona que lleva obras y clientes, y administración. Su día a día son solicitudes de presupuesto, llamadas de clientes que preguntan cómo va su obra, pedidos a proveedores, facturas y fichas técnicas de materiales. Ahí está el trabajo en el que la IA ayuda.

¿Qué diez tareas conviene empezar a darle a la IA?

Escribir

1. Borradores de respuesta a correos de clientes. Cuándo empieza la obra, qué falta, por qué cambia la fecha. La IA escribe el borrador con el tono de la empresa, la persona de obras lo ajusta y lo envía.
2. Presupuestos a partir de presupuestos anteriores. Con la tarifa de precios, tres buenos presupuestos de reformas parecidas y las condiciones de pago, sale un borrador. La instrucción es clara: no inventar partidas y marcar como pregunta lo que falte.
3. Reescribir y traducir textos. Acortar el aviso a los vecinos sobre las obras del portal, hacerlo más amable o pasarlo al inglés para un cliente extranjero de la costa.
4. Documentos con la imagen de la empresa. Un informe de fin de obra en Word, un resumen para el banco en PDF, una presentación para una comunidad de propietarios. Así reduces el trabajo de copiar texto del chat y darle formato.

Encontrar

5. Preguntar a tus propios documentos. «¿Qué plazo de garantía le dimos a la comunidad de la calle Trapería?» La respuesta llega con el documento y el pasaje, para que alguien lo compruebe.
6. Incorporar a gente nueva. El nuevo administrativo pregunta al manual interno cómo se piden materiales al proveedor, en lugar de preguntar al gerente tres veces al día.
7. Resumir hilos de correo largos. Cuarenta correos con el arquitecto, el cliente y el almacén se quedan en una página: qué está acordado, qué falta y a quién le toca.

Analizar

8. Analizar hojas de cálculo. Administración sube el listado de facturas pendientes y pregunta qué clientes llevan más de 60 días sin pagar. La IA ordena y crea un gráfico, y administración comprueba las cifras con el original.
9. Convertir notas en actas. Los apuntes de la reunión del lunes con los encargados se convierten en un acta con tareas, nombres y fechas.
10. Programar resúmenes que se repiten. Cada lunes, un resumen de novedades de proveedores o de ayudas a la rehabilitación que de otro modo alguien lee una por una. Como tarea programada, se ejecuta a una hora fija sin que nadie tenga que acordarse.

Ninguna de estas tareas exige un proyecto de desarrollo. Todas necesitan una persona que conozca el resultado y lo revise.

¿Qué tareas no debería hacer la IA en la oficina?

Decidir sobre personas. El artículo 22 del RGPD da derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o afecte de forma significativa de modo similar. Filtrar candidatos y enviar solo a algunos a entrevista con una IA, sin que nadie decida de verdad, entra de lleno en ese terreno.

El Reglamento de IA clasifica determinados sistemas utilizados en la selección y gestión de personal como sistemas de alto riesgo. Los sistemas de IA para seleccionar candidatos, para decidir ascensos o despidos o para evaluar el rendimiento y la conducta de los trabajadores son de alto riesgo según el anexo III, punto 4, con obligaciones propias para la empresa que los usa. Para una pyme, en la práctica, eso no se hace con una herramienta de IA general en el día a día de la oficina.

Tampoco lo que sale sin revisar o mueve dinero. En la empresa de reformas significa:

• Ningún correo a un cliente que nadie haya leído.
• Ningún precio que la IA diga de memoria en vez de sacarlo de la tarifa.
• Ningún plazo, garantía o compromiso que solo salga de una respuesta de la IA.
• Ninguna aprobación de pagos.

¿Cómo revisas lo que la IA hace en la oficina?

Con una regla de revisión fija por tarea, no con desconfianza general. Pero la revisión no lo arregla todo. La AEPD advierte en sus orientaciones sobre IA agéntica (febrero de 2026, págs. 49 y 50) de que la supervisión humana puede ser esencial, pero que existe la tentación de cargar en la persona que supervisa la responsabilidad de fallos que vienen del diseño. La empresa tiene que decidir antes qué tareas da a la IA, con qué datos y con qué controles.

En la empresa de reformas queda así. Los presupuestos los revisa el gerente, partida por partida y precio por precio. Los borradores de correo los revisa quien los envía, fijándose en fechas y nombres. Una respuesta de los documentos solo vale cuando alguien ha abierto y leído el pasaje. Los análisis de hojas de cálculo se contrastan en dos o tres filas con el original.

Estas reglas van en tu política de uso de IA. Tienes una plantilla en el artículo política de uso de IA para empleados.

¿Por dónde empieza una pyme?

Por tres de las diez tareas, no por todas. Elige las que más se repiten y cuyo resultado es más fácil de revisar. En esta empresa ficticia de reformas, puedes empezar por los correos de clientes, los presupuestos y las consultas sobre garantías y contratos.

Antes, decide qué herramienta usa tu equipo y qué datos pueden entrar. Las cuentas gratuitas personales no son el sitio, como explica el artículo sobre la IA en la sombra. Cómo juntar herramienta, normas, piloto y equipo en cuatro semanas lo tienes en el plan de 30 días para implementar IA. Y si usas IA, también te toca formar a tu equipo: lo explica el artículo sobre la alfabetización en IA del artículo 4.

Conclusión

Verselo es un espacio de trabajo de IA para pymes. Puedes realizar estas diez tareas en un mismo espacio:

• Correos, presupuestos y textos: creas un agente con instrucciones, conocimiento y ejemplos fijos, por ejemplo para presupuestos a partir de la tarifa y de presupuestos anteriores, y lo compartes con el equipo.
• Preguntas a tus documentos e incorporación: el conocimiento de empresa responde desde tus documentos con el documento y el pasaje, y un clic abre el sitio exacto.
• Documentos y hojas de cálculo: Verselo crea archivos de Word, PDF, Excel y PowerPoint; para Word, PDF y PowerPoint puedes usar las plantillas de tu empresa. Lo ves en documentos y plantillas.
• Resúmenes que se repiten: las tareas programadas ejecutan un prompt o un agente a horas fijas.

El administrador fija roles, modelos permitidos, tiempo de conservación y un presupuesto mensual. Verselo usa modelos de IA de proveedores líderes, alojados en la UE; los chats y documentos se procesan en la UE y no se entrena con tus datos. La excepción es la búsqueda web: los términos de búsqueda van a Google, y el administrador puede desactivarla. Más detalle en seguridad. El contrato de encargado del tratamiento estará disponible en el lanzamiento.

Lo que Verselo no hace es decidir qué resultados salen de la empresa. Eso sigue en manos de tu equipo.