IA con los datos de tu empresa: consulta correos y documentos sin cederlos a modelos públicos

Puedes usar IA con los datos de tu empresa sin cederlos a modelos públicos si se cumplen tres condiciones: la IA funciona en un sistema cerrado solo para tu empresa, el proveedor de IA no entrena con lo que le envías por contrato, y tú decides a qué datos puede acceder. Así trabaja el asistente de IA de Verselo: un servidor propio y aislado en la UE, conectado a tu correo, que conoce lo que sabe tu empresa y te deja las respuestas como borrador.

¿Por qué el conocimiento clave de tu empresa está en el correo y nadie lo encuentra cuando corre prisa?

Un ejemplo inventado. Una empresa de reformas en Valencia con doce personas. Una clienta llama y pregunta qué precio le dieron en primavera por cambiar la bañera por plato de ducha y si la retirada de escombros estaba incluida. La respuesta está en un correo de abril que escribió el gerente al contestar una duda sobre el presupuesto.

En la oficina nadie la encuentra en cinco minutos. Buscar "bañera" en el correo devuelve treinta resultados. El gerente está en una obra. La clienta espera.

Así es el conocimiento en una pyme. No hay intranet ni base de datos al día. Lo que sabe la empresa está en correos enviados, en presupuestos en PDF, en tarifas y en la cabeza de dos o tres personas. Quien entra nuevo tiene que preguntar. Quien está de vacaciones deja de estar disponible como fuente.

La idea obvia es dárselo todo a una IA y preguntarle. La duda es a qué IA y en qué condiciones.

Buscar a mano, pegar en ChatGPT o preguntar a tu propio asistente de IA: ¿qué cambia?

En el día a día hay tres caminos. Se diferencian menos por la tecnología que por quién controla tus datos.

	Buscar a mano	Pegarlo en un chat personal	Asistente de IA propio en servidor UE
Tiempo por pregunta	A menudo varios minutos	Rápido, si sabes qué copiar	Una pregunta corta, respuesta basada en tus correos
Contrato con tu empresa	No hace falta	Ninguno, cuenta personal	Contrato de encargado para el servicio del asistente
Entrenamiento con tus datos	No	Posible según plan y ajustes	Solo cuenta de empresa en el proveedor, sin entrenamiento
Quién decide qué entra	Nadie tiene que hacerlo	Cada empleado por su cuenta	Reglas fijas que defines tú
Conoce el contexto	Solo quien busca	Solo lo que se ha pegado	Tu tono, tus servicios, los datos que has confirmado

El camino del medio es el más habitual y el más delicado. Un empleado copia el correo de la clienta con su nombre, dirección y precio en su cuenta personal y pide que le redacte una respuesta. Es rápido. Pero tu empresa no lo sabe y no hay contrato que regule qué pasa con esos datos. Lo explicamos con más detalle en ¿Es ChatGPT compatible con el RGPD para empresas?.

¿Qué dicen la AEPD, la DSK alemana y el RGPD sobre qué datos de empresa pueden entrar en una IA?

Las autoridades no prohíben la IA. Explican bastante bien cómo es una configuración limpia (esto no es asesoramiento jurídico).

La AEPD publicó en febrero de 2026 la versión 1.2 de su guía Inteligencia artificial agéntica desde la perspectiva de protección de datos. Destaca la necesidad de definir políticas claras de acceso y de compartimentar la memoria del agente; la aplicación concreta depende del tratamiento.

La DSK, la conferencia de autoridades de protección de datos de Alemania, distingue en su guía sobre IA y protección de datos del 6 de mayo de 2024 entre sistemas abiertos y cerrados. En los sistemas abiertos en la nube, lo que escribes sale de tu ámbito protegido y puede reutilizarse. Por eso considera preferibles los sistemas técnicamente cerrados y las aplicaciones que no usan entradas ni salidas para entrenar.

El RGPD pone el marco. El art. 5.1.c exige minimización de datos: solo los necesarios para el fin. Según el art. 28.3.a, un encargado trata tus datos solo siguiendo tus instrucciones documentadas. El art. 32 pide medidas técnicas y organizativas adecuadas.

Llevado al día a día de una empresa de 5 a 50 personas: lo que sabe tu empresa puede entrar en una IA si el sistema es cerrado, hay contrato, no se entrena con tus datos y el acceso se limita a lo necesario.

¿Cómo aprende tu asistente de IA el conocimiento de la empresa sin que tus datos entrenen modelos ajenos?

Ayuda separar dos cosas que a menudo se mezclan. Entrenar un modelo significa que tus datos pasan a formar parte, de forma permanente, del modelo de un proveedor. Un asistente que conoce tu empresa no necesita eso.

Con el asistente de IA de Verselo funciona así:

1. Tu tono, sacado de tus correos. Al configurarlo, el asistente lee tus correos enviados y aprende tu saludo, tus términos y tus respuestas habituales.
2. Solo datos confirmados. Servicios, precios, plazos y datos de inmuebles solo los guarda cuando tú los has confirmado. Tus correos siguen en tu buzón.
3. Un servidor por empresa. Cada cliente tiene su propio servidor aislado en la UE. Nada de una plataforma donde conviven muchas empresas.
4. Redacción sin entrenamiento. Para redactar, el asistente usa una cuenta de empresa en el proveedor de IA que no entrena con tus datos. En la puesta en marcha te explicamos qué datos se procesan y para qué.

Lo que dicen los proveedores se puede comprobar. OpenAI explica en su página sobre datos de empresa que por defecto no entrena con los datos de ChatGPT Business, Enterprise ni de la API. Anthropic indica en su centro de privacidad que, por defecto, no usa las entradas ni salidas de sus productos comerciales para entrenar, salvo que el cliente lo permita o envíe comentarios.

Volvamos a la empresa de reformas. El gerente le escribe al asistente desde el móvil: "¿Qué presupuesto le dimos a la señora Ortega en abril por el plato de ducha?". El asistente encuentra el correo, le da el precio y si incluía escombros y, si quiere, deja la respuesta a la clienta como borrador en el correo. Si quieres profundizar en servidores, contratos y transferencias, lo tienes en Asistente de IA en servidor propio en la UE o nube de EE. UU..

¿Quién del equipo puede preguntar qué, y cómo empezar sin un proyecto de IT?

Definir reglas claras de acceso es más sencillo en la práctica de lo que parece. Antes de empezar respondes a tres preguntas: ¿qué buzones lee el asistente? ¿Qué tipos de correo puede contestar? ¿Quién lo controla?

En el asistente de IA de Verselo, el control desde el móvil está bloqueado para tu propio usuario. Al principio no envía ni un solo correo por su cuenta. Todo queda como borrador en tu buzón y nunca manda precios ni compromisos sin preguntar. Cada cambio de reglas queda guardado y se deshace con un clic. Tienes más detalle sobre el servidor y los accesos en la página de seguridad.

Así se empieza:

1. Llamada de 30 minutos. Vemos juntos dónde está lo que sabe tu empresa y si el asistente compensa para tu correo.
2. Configuración. Montamos tu servidor propio y conectamos correo y calendario. Firmas con nosotros el contrato de encargado del tratamiento.
3. Dos semanas de borradores. Lees, apruebas y confirmas los datos que debe recordar.
4. Automático a tu medida. Después decides por tipo de correo qué puede ir solo.

Si llevas una asesoría con secreto profesional, en asistente de IA para asesorías ves cómo funciona con los correos de clientes. Si lo que quiere tu equipo es consultar manuales, contratos y propuestas en carpetas con permisos separados, la página conocimiento de empresa muestra cómo funcionará la plataforma de Verselo cuando se lance.

¿Cuándo no compensa? Si lo que sabe tu empresa está en pocos documentos bien cuidados y apenas recibes correos de clientes. Entonces suele bastar un plan de empresa con reglas claras para el equipo.

Conclusión

Usar IA con los datos de tu empresa no es automáticamente un problema de protección de datos si el sistema es cerrado, no entrena con tus datos y solo accede a lo necesario; aun así, hay que revisar jurídicamente el tratamiento concreto. Cómo trabajaría un asistente propio con tu correo y lo que sabe tu empresa lo vemos en una llamada de 30 minutos.