Welche Aufgaben im Büro kann KI heute schon übernehmen?

KI übernimmt im Büro heute vor allem Aufgaben mit Text, die jede Woche wiederkommen: Mails entwerfen und zusammenfassen, Angebote vorbereiten, Fragen an eigene Unterlagen beantworten, Tabellen auswerten und Dokumente erstellen. Sie liefert dabei Entwürfe, keine Entscheidungen. Was beim Kunden ankommt oder einen Menschen betrifft, prüft und entscheidet weiter jemand aus Ihrem Team.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er stellt zehn mögliche Einsatzbereiche für Betriebe mit 5 bis 50 Leuten vor und zeigt die Grenze, die die Aufsichtsbehörden ziehen.

Woran erkennen Sie eine Büroaufgabe, die KI übernehmen kann?

An drei Merkmalen. Die Aufgabe kommt regelmäßig wieder. Sie besteht vor allem aus Lesen, Schreiben oder Umformen. Und ein Mensch kann das Ergebnis in kurzer Zeit prüfen, weil er weiß, wie es richtig aussieht.

Ein Beispiel zieht sich durch den Artikel: ein Heizungs- und Sanitärbetrieb mit 14 Leuten. Im Büro sitzen drei davon, Inhaberin, Disposition und Buchhaltung. Ihr Alltag besteht aus Anfragen, Angeboten, Terminabsprachen, Wartungsverträgen und Herstellerunterlagen. Genau dort liegt die Arbeit, bei der KI hilft.

Welche zehn Aufgaben eignen sich für den Anfang?

Schreiben

1. Antworten auf typische Kundenmails entwerfen. Terminwünsche, Statusfragen, Rückfragen zur Rechnung. Die KI schreibt den Entwurf im Ton des Betriebs, die Disposition passt ihn an und schickt ihn ab.
2. Angebote aus früheren Angeboten vorbereiten. Mit der Preisliste, drei guten alten Angeboten und den Zahlungsbedingungen als Grundlage entsteht ein Entwurf. Die Anweisung lautet: keine Position erfinden, fehlende Angaben als Frage markieren.
3. Texte umschreiben und übersetzen. Eine Kundeninfo zur Heizungsprüfung kürzer fassen, freundlicher formulieren oder für einen polnischsprachigen Monteur übersetzen.
4. Dokumente im Firmendesign erstellen. Ein Wartungsbericht als Word-Datei, eine Übersicht für die Bank als PDF, eine Präsentation für den Großkunden. Das reduziert den Aufwand fürs Kopieren und Formatieren; das fertige Dokument prüfen Sie vor der Verwendung.

Finden

5. Fragen an die eigenen Unterlagen stellen. „Welche Kündigungsfrist hat der Wartungsvertrag mit der Hausverwaltung Berger?“ Die Antwort kommt mit Dokument und Fundstelle, damit jemand nachsehen kann.
6. Neue Leute einarbeiten. Der neue Kollege in der Disposition fragt das Büro-Handbuch, wie Notdienste verteilt werden, statt dreimal am Tag die Inhaberin.
7. Lange Mailverläufe zusammenfassen. Vierzig Mails mit Architekt, Bauherr und Großhändler werden zu einer Seite: was vereinbart ist, was offen ist, wer dran ist.

Auswerten

8. Tabellen auswerten. Die Buchhaltung lädt den Export der offenen Posten hoch und fragt, welche Kunden seit mehr als 60 Tagen offen sind. Die KI sortiert und erstellt ein Diagramm, die Zahlen prüft die Buchhaltung gegen das Original.
9. Notizen zu Protokollen machen. Stichpunkte aus der Montagsbesprechung werden zu einem Protokoll mit Aufgaben, Namen und Terminen.
10. Wiederkehrende Zusammenfassungen planen. Jeden Montag eine Übersicht über neue Herstellerinfos oder Förderhinweise, die der Betrieb sonst einzeln liest. Als geplante Aufgabe läuft das zu einer festen Zeit, ohne dass jemand daran denken muss.

Keine dieser Aufgaben braucht ein eigenes Entwicklungsprojekt. Alle brauchen eine Person, die das Ergebnis kennt und prüft.

Welche Aufgaben sollte KI im Büro nicht übernehmen?

Entscheidungen über Menschen. Nach Art. 22 Abs. 1 DSGVO haben Personen das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigt. Die Datenschutzkonferenz (DSK) wird in ihrer Orientierungshilfe KI und Datenschutz konkret (Abschnitt 1.6): Eine KI, die alle Bewerbungen auswertet und selbstständig die Einladungen zum Vorstellungsgespräch verschickt, verstößt gegen Art. 22. Und eine nur formelle Beteiligung eines Menschen reicht nicht. Wer entscheidet, braucht echten Spielraum.

Der AI Act ordnet bestimmte KI-Systeme im Personalbereich als Hochrisiko-KI ein. KI für die Auswahl von Bewerbern, für Beförderung, Kündigung oder die Bewertung von Leistung und Verhalten gilt nach Anhang III Nr. 4 als Hochrisiko-KI, mit eigenen Pflichten für den Betrieb, der sie einsetzt. Für einen kleinen Betrieb heißt das praktisch: Solche Aufgaben gehören nicht in den Büroalltag mit einem allgemeinen KI-Werkzeug.

Dazu kommt alles, was ohne Prüfung nach außen geht oder Geld bewegt. Im Heizungsbetrieb heißt das:

• Keine Mail an Kunden, die niemand gelesen hat.
• Kein Angebotspreis, den die KI aus dem Gedächtnis nennt statt aus der Preisliste.
• Keine Frist, keine Gewährleistungsdauer, keine Zusage, die nur aus einer KI-Antwort stammt.
• Keine Zahlungsfreigabe.

Wie prüfen Sie, was die KI im Büro erledigt?

Mit einer festen Prüfregel pro Aufgabe, nicht mit allgemeinem Misstrauen. Die DSK schreibt, dass Ergebnisse von KI-Anwendungen mit Personenbezug kritisch hinterfragt und vor der Weiterverarbeitung überprüft werden müssen (Abschnitt 3.3). Im Alltag bedeutet das für jede der zehn Aufgaben einen Satz: Wer prüft, und worauf?

Im Heizungsbetrieb sieht das so aus. Angebote prüft die Inhaberin auf Positionen und Preise. Mailentwürfe prüft, wer sie abschickt, auf Termine und Namen. Antworten aus den Unterlagen gelten erst, wenn die Fundstelle geöffnet und gelesen ist. Tabellenauswertungen werden an zwei, drei Zeilen gegen das Original gehalten.

Diese Regeln gehören in Ihre KI-Richtlinie. Eine Vorlage dafür finden Sie im Artikel KI-Richtlinie für Mitarbeiter.

Womit sollte ein kleiner Betrieb anfangen?

Mit drei der zehn Aufgaben, nicht mit allen. Wählen Sie die, die am häufigsten vorkommen und deren Ergebnis am leichtesten zu prüfen ist. Für unseren Beispielbetrieb bieten sich Kundenmails, Angebote und Fragen an die Wartungsverträge als erste Aufgaben an.

Klären Sie vorher, welches Werkzeug Ihr Team nutzt und welche Daten hineindürfen. Private Gratis-Konten sind dafür der falsche Ort, das zeigt der Artikel über Schatten-KI im Unternehmen. Wie Sie Werkzeug, Regeln, Pilot und Team in vier Wochen zusammenbringen, steht im 30-Tage-Plan zur KI-Einführung. Wer KI einsetzt, muss außerdem für die KI-Kompetenz seiner Leute sorgen. Was das konkret heißt, steht im Artikel über Art. 4 AI Act.

Fazit

Verselo ist ein KI-Workspace für kleine und mittlere Unternehmen. Die zehn Aufgaben laufen dort an einem Ort:

• Mails, Angebote, Texte: Sie legen einen Agenten mit fester Anweisung, Wissen und Beispielen an, etwa für Angebote aus Preisliste und alten Angeboten, und teilen ihn im Team.
• Fragen an eigene Unterlagen und Einarbeitung: Firmenwissen beantwortet Fragen aus Ihren Dokumenten mit Dokument und Fundstelle, ein Klick öffnet die Stelle.
• Dokumente und Tabellen: Verselo erstellt Word-, PDF-, Excel- und PowerPoint-Dateien; für Word, PDF und PowerPoint können Sie eigene Firmenvorlagen verwenden, siehe Dokumente & Vorlagen.
• Wiederkehrende Zusammenfassungen: Geplante Aufgaben lassen einen Prompt oder Agenten zu festen Zeiten laufen.

Admins legen Rollen, erlaubte Modelle, Aufbewahrungsdauer und ein Monatsbudget fest. Es gilt: Modelle führender Anbieter, betrieben in der EU, Chats und Dokumente werden in der EU verarbeitet, kein Training mit Ihren Daten. Ausnahme: Bei der Websuche geht der Suchbegriff an Google, Admins können sie abschalten. Details auf der Seite Sicherheit. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt es zum Start.

Was Verselo nicht übernimmt: zu entscheiden, welche Ergebnisse das Haus verlassen. Das bleibt bei Ihrem Team.