Glossar

Drei Begriffe, kurz erklärt.

Was sie bedeuten, wie sie im Betrieb aussehen und was Sie tun können.

Schatten-KI

Was ist das?: Schatten-KI ist KI, die im Betrieb genutzt wird, ohne dass das Unternehmen sie freigegeben hat oder davon weiß. Meist sind es private Konten bei Chat-Diensten, in die Firmendaten kopiert werden.
Beispiel: Eine Mitarbeiterin fügt einen Kundenvertrag in ihr privates Chat-Konto ein, um ihn zusammenfassen zu lassen. Niemand im Betrieb weiß, wo der Vertrag jetzt liegt und was der Dienst damit macht.
Was tun?: Ein Verbot allein schiebt das Problem nur weiter nach hinten. Machen Sie zuerst sichtbar, wer welche KI wofür nutzt. Dann geben Sie dem Team ein freigegebenes Werkzeug mit klaren Regeln, damit niemand auf private Konten ausweichen muss. Mit dem KI-Check herausfinden, wo Ihr Team steht →

Was ist das?: Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verpflichtet Unternehmen, die KI einsetzen, die KI-Kompetenz ihres Teams aktiv zu fördern. Die Pflicht gilt seit 2. Februar 2025, nationale Behörden setzen sie seit 2. August 2026 durch. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026, muss kein bestimmtes Niveau pro Person garantiert werden. Die Pflicht, etwas zu tun, bleibt.
Beispiel: Ein Steuerbüro führt einen KI-Assistenten ein. Bevor das Team ihn nutzt, lernt es in einer Schulung, welche Daten hinein dürfen, wie man Antworten prüft und wo die Grenzen liegen. Wer teilgenommen hat, wird festgehalten.
Was tun?: Schulen Sie alle, die mit KI arbeiten, passend zu ihrer Aufgabe, und dokumentieren Sie, wer wann teilgenommen hat. Für die rechtliche Einordnung Ihres Falls fragen Sie Ihre Rechtsberatung. Zum Workshop mit Teilnahmenachweis →
Quellen: Verordnung (EU) 2026/1744, Digital Omnibus zur KI (EUR-Lex); Europäische Kommission: AI literacy, Fragen und Antworten

Was ist das?: Ein KI-Workspace ist eine gemeinsame Arbeitsumgebung, in der ein Team mit KI arbeitet: Chat mit mehreren Modellen, eigene Dokumente als Wissensquelle, Assistenten für wiederkehrende Aufgaben und eine Verwaltung, die festlegt, wer was darf.
Beispiel: Statt zehn Einzelkonten hat ein Büro einen Workspace. Fragt jemand nach der Kündigungsfrist im Vertrag mit einem Kunden, kommt die Antwort mit Dokument und Absatz. Die Chefin sieht, wer KI nutzt, was es kostet und welche Modelle erlaubt sind.
Was tun?: Prüfen Sie vor der Wahl vier Dinge: wo die Daten verarbeitet werden, ob mit ihnen trainiert wird, ob Antworten ihre Quelle nennen und was Admins steuern können. So sieht der Verselo-Workspace aus →

In der Demo sehen Sie, wie das in Ihrem Betrieb aussieht.