Sortiert jede Mail
Schadensmeldung, Frage zur Nebenkostenabrechnung, Eigentümeranliegen, Rechnung, Werbung: Er erkennt, worum es geht und wie dringend es ist. Werbung und Newsletter melden sich gar nicht erst bei Ihnen.
KI-Assistent für Hausverwaltungen
Jeden Morgen wissen Sie, was brennt.
Ihr Assistent liest jede Mail von Mietern und Eigentümern, sortiert sie und beantwortet die Routine selbst oder legt Ihnen die Antwort fertig hin. Schäden, Nebenkosten, Termine: Sie sehen sofort, was wartet.
Kostenlos, per Video. Sie brauchen nichts vorzubereiten.
- Startet mit Entwürfen
- Eigener Server nur für Ihre Verwaltung
- Ihr Team ist eingebunden
So sieht das auf Ihrem Handy aus
Beispiel
Telegram · 07:30
Guten Morgen. Seit Freitag kamen 64 Mails. 31 Routinefragen sind beantwortet, 18 waren Werbung.
Dringend: Wasserschaden Gartenstraße 12, 2. OG. Der Mieter hat Fotos geschickt.
Warten auf Sie: 6 Entwürfe, davon 4 zur Nebenkostenabrechnung.
Schadensmeldung · Gartenstraße 12
Herr Yilmaz meldet Wasser an der Decke im Bad.
Beantwortet: Eingang bestätigt, Fotos sind da. Sie melden sich heute mit dem nächsten Schritt.
An Frau Becker weitergebenDas kennen Sie
- Montagmorgen liegen 80 Mails im Postfach. Irgendwo dazwischen meldet jemand einen Wasserschaden.
- Viele Mails fragen dasselbe: Wann kommt die Abrechnung, wer ist für den Aufzug zuständig, wann kommt die Müllabfuhr.
- Ein Mieter fragt zum dritten Mal nach, weil auf die erste Mail niemand geantwortet hat.
- Sie verbringen den Vormittag damit, Mails zu sortieren, statt Fälle zu lösen.
Was Ihr Assistent für Sie erledigt
Beantwortet die Routine
Wiederkehrende Fragen beantwortet er aus Ihrem Wissen: Zuständigkeiten, Hausordnung, Fristen, Ansprechpartner. Bei einer Schadensmeldung bestätigt er den Eingang und bittet um Fotos.
Bewusst nichtEr sagt keine Kosten zu und beauftragt keine Handwerker. Das entscheiden Sie.
Briefing jeden Morgen
Um halb acht kommt eine Nachricht aufs Handy: was dringend ist, welche Mieter auf Antwort warten und welche Termine heute anstehen. Kein Dashboard, ein kurzer Brief.
Bindet Ihr Team ein
Mit einem Tipp gibt er einen Fall an den zuständigen Kollegen weiter und erinnert Sie, wenn dort nichts passiert. Neue Mitarbeiter fragen ihn, wie Ihre Abläufe sind.
Sie behalten die Kontrolle
Der Assistent läuft auf einem eigenen Server nur für Ihre Verwaltung. Er schreibt nur, was Ihre Regeln erlauben, und alles Wichtige landet vorher bei Ihnen.
- Eigener Server in der EU, DSGVO-konform
- Funktioniert mit Gmail, Microsoft 365 und jedem normalen Postfach
- Nutzt Ihren eigenen Business-Zugang zu ChatGPT oder Claude, mit AV-Vertrag
- Merkt sich nur Fakten, die Sie bestätigt haben
So startet es
Gespräch, 30 Minuten
Sie erzählen, wie viele Mails reinkommen und wie Ihr Team heute arbeitet. Wir sagen ehrlich, ob sich der Assistent für Sie lohnt.
Einrichtung
Wir richten Ihren Server ein, verbinden Postfach und Kalender und bringen dem Assistenten Ihre Objekte, Zuständigkeiten und Ihren Ton bei. Den Ton lernt er aus Ihren gesendeten Mails.
Zwei Wochen Entwürfe
Am Anfang schreibt er nur Entwürfe. Sie lesen mit, korrigieren und sehen, wie gut er Ihre Mieter trifft.
Er antwortet selbst
Passt es, schalten Sie das automatische Antworten frei, Mail-Art für Mail-Art. Alles andere bleibt Entwurf.
Für wen er nicht passt
Verwalten Sie eine Handvoll Einheiten und haben Sie Ihr Postfach jeden Tag in einer halben Stunde leer, brauchen Sie keinen Assistenten. Er lohnt sich, wenn das Postfach jeden Tag voll ist und Mieter auf Antworten warten. Das klären wir im Gespräch, bevor Sie etwas bezahlen.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit meiner Verwaltungssoftware?
Der Assistent arbeitet über Ihr Postfach und Ihren Kalender, nicht über die Verwaltungssoftware. Deshalb ist es egal, welche Software Sie nutzen.
Warum Telegram?
Weil Sie damit unterwegs mit einem Tipp freigeben, ohne ein neues Programm zu lernen. Wir richten den Chat nur für Sie ein. Fremde sehen weder Ihre Mails noch können sie etwas auslösen. Ihre Mails bleiben in Ihrem Postfach.
Was passiert, wenn er etwas Falsches schreibt?
Am Anfang schreibt er nur Entwürfe, die Sie freigeben. Automatisch antwortet er erst, wenn Sie es für eine Mail-Art freischalten. Kostenzusagen und Aufträge macht er nie.
Was ist mit Notfällen?
Er markiert dringende Meldungen wie einen Wasserschaden oder einen Heizungsausfall und schickt sie Ihnen direkt aufs Handy, statt sie bis zum Briefing liegen zu lassen. Ihren Notdienst ersetzt er nicht.
Kann mein Team ihn nutzen?
Ja. Ihre Mitarbeiter schreiben ihm auf Telegram und bekommen Antworten zu Ihren Abläufen. Er arbeitet mit einem Postfach, zum Beispiel Ihrer zentralen Adresse. Welches das ist, legen wir im Gespräch fest.
Was kostet das?
Sie zahlen einmal für die Einrichtung und danach eine feste Monatsgebühr, der Server ist dabei. Ihren Business-Zugang zu ChatGPT oder Claude zahlen Sie direkt beim Anbieter. Den genauen Preis nennen wir im Gespräch, wenn klar ist, was Ihre Verwaltung braucht.
Wo liegen die Mieterdaten?
Der Assistent läuft auf einem eigenen Server nur für Ihre Verwaltung, in der EU. Die Mails bleiben in Ihrem Postfach. Um eine Antwort zu formulieren, schickt er den Text an Ihren eigenen KI-Anbieter, mit dem Sie selbst den Vertrag zur Auftragsverarbeitung haben. Auf dem Server speichert er nur, was er für seine Arbeit braucht.
In 30 Minuten wissen Sie, ob es passt.
Sie erzählen uns, wie viele Mails bei Ihnen reinkommen und welche davon immer gleich sind. Danach wissen Sie, was der Assistent Ihrer Verwaltung abnimmt.
Kostenlos, per Video, mit Vishal Punia.