KI im Unternehmen einführen: der 30-Tage-Plan für kleine Betriebe

Ein Betrieb mit zehn Leuten kann KI in 30 Tagen sauber einführen. Woche eins klärt, was Ihr Team heute schon nutzt und wofür KI da sein soll. Woche zwei legt Werkzeug und Regeln fest. Woche drei testet eine kleine Gruppe mit drei konkreten Aufgaben, Woche vier holt alle dazu, mit Schulung und Dokumentation. Dafür brauchen Sie keine IT-Abteilung, aber eine Person, die verantwortlich ist.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er zeigt, was die Aufsichtsbehörden empfehlen und wie ein kleiner Betrieb das in vier Wochen umsetzt.

Warum 30 Tage und nicht ein halbes Jahr?

Weil Ihr Team nicht wartet. Wer im Büro arbeitet, hat KI längst ausprobiert, oft mit privaten Konten. Jede Woche ohne klare Lösung ist eine Woche, in der Kundenmails in Tools landen, die niemand freigegeben hat. Wie man das erkennt, steht im Artikel über Schatten-KI im Unternehmen.

Und weil ein kleiner Betrieb kein Großprojekt braucht. Es geht nicht um eigene Modelle oder Schnittstellen. Es geht um ein Werkzeug, eine Handvoll Regeln und drei Aufgaben, die danach anders laufen. Was länger als einen Monat dauert, verliert unterwegs die Aufmerksamkeit.

Ein Beispiel, das sich durch den Artikel zieht: ein Planungsbüro mit zehn Leuten. Drei Ingenieure, zwei Zeichner, Projektassistenz, Buchhaltung, Geschäftsführung. Angebote, Baubeschreibungen und Protokolle füllen den Alltag.

Woche 1: Was nutzt Ihr Team schon, und wofür soll KI da sein?

Fragen Sie offen, ohne Vorwurf: Wer nutzt welches KI-Tool, mit welchem Konto, für welche Arbeit? Im Planungsbüro stellt sich heraus, dass drei Leute private Gratis-Konten nutzen, einer davon für Baubeschreibungen mit Kundennamen.

Dann legen Sie die Zwecke fest. Die Datenschutzkonferenz (DSK) empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe KI und Datenschutz genau das als ersten Schritt: vor dem Einsatz festlegen, für welche Einsatzfelder und Zwecke die KI gedacht ist (Abschnitt 1.1). Nur so lässt sich später prüfen, ob personenbezogene Daten dafür überhaupt nötig sind.

Wählen Sie drei Aufgaben für den Pilot. Gute Kandidaten kommen jede Woche wieder, und ein Mensch kann das Ergebnis schnell prüfen:

• Angebote aus früheren Angeboten und der Preisliste entwerfen
• Fragen an die eigenen Unterlagen stellen, etwa zu Verträgen, Normen oder dem Büro-Handbuch
• lange Mailverläufe und Besprechungsprotokolle zusammenfassen

Und bestimmen Sie die verantwortliche Person. Im Planungsbüro ist das die Projektassistenz, mit Rückendeckung der Geschäftsführung.

Woche 2: Welches Werkzeug, und welche Regeln gelten?

Das Werkzeug muss drei Fragen beantworten. Wo werden die Daten verarbeitet? Trainiert der Anbieter mit Ihren Eingaben? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO? Die DSK nennt geschlossene Systeme, bei denen Eingaben nicht zum Training genutzt werden, aus Datenschutzsicht vorzugswürdig (Abschnitt 1.7). Und sie empfiehlt, dass der Arbeitgeber Konten stellt, damit niemand privat arbeiten muss (Abschnitt 2.4).

Prüfen Sie auch, ob Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchen. Die DSK schreibt, dass das beim Einsatz von KI „vielfach der Fall sein“ wird (Abschnitt 2.3). Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten haben, holen Sie ihn jetzt dazu.

Was die gängigen Firmentarife kosten und wo sie Grenzen haben, steht in den Artikeln Was kostet ChatGPT Business für Firmen? und Copilot oder ChatGPT? (Stand Oktober 2026).

Parallel schreiben Sie die Regeln. Eine bis zwei Seiten reichen: freigegebene Tools, welche Daten hineindürfen, Prüfpflicht, Ansprechperson. Eine Vorlage finden Sie im Artikel KI-Richtlinie für Mitarbeiter. Haben Sie einen Betriebsrat, unterrichten Sie ihn jetzt, nicht erst in Woche vier. § 90 BetrVG nennt den Einsatz von KI ausdrücklich.

Woche 3: Wie testet man KI mit einer kleinen Gruppe?

Zwei oder drei Leute, die Lust darauf haben, und die drei Aufgaben aus Woche eins. Nicht mehr. Im Planungsbüro sind das die Projektassistenz, ein Ingenieur und die Buchhaltung.

Bauen Sie für jede Aufgabe eine feste Arbeitsanweisung, statt dass jeder seinen eigenen Prompt erfindet. Für das Angebot heißt das: die Preisliste, drei gute alte Angebote und die Zahlungsbedingungen als Grundlage, dazu die Anweisung, Positionen nie zu erfinden. Das Ergebnis ist ein Entwurf, den ein Mensch prüft und abschickt.

Notieren Sie in dieser Woche zwei Dinge. Wo hat die KI Zeit gespart? Und wo lag sie falsch? Die zweite Liste ist wertvoller. Aus ihr werden die Prüfregeln für alle. Die DSK verlangt, Ergebnisse auf Richtigkeit zu prüfen (Abschnitt 3.3), und Ihre Pilotgruppe weiß nach einer Woche, wo genau das nötig ist: bei Normzitaten, bei Fristen, bei Mengen.

Woche 4: Wie bringen Sie das ganze Team dazu?

Mit einer Teamrunde, nicht mit einer Rundmail. Die Pilotgruppe zeigt die drei Aufgaben am echten Beispiel, auch die Fehler. Das überzeugt Skeptiker mehr als jede Präsentation über Möglichkeiten.

Verbinden Sie die Runde mit der Schulung. Seit Februar 2025 müssen Firmen, die KI einsetzen, nach Art. 4 AI Act Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Leute treffen. Seit dem 27. Juli 2026 gilt die neue Fassung: Gefordert sind Maßnahmen, kein bestimmtes Niveau bei jeder Person. Ein Zertifikat braucht es laut EU-Kommission nicht, eine interne Dokumentation genügt. Was hineingehört, steht im Artikel über KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act.

Am selben Tag bekommt jeder sein Firmenkonto, und die privaten Konten sind für die Arbeit Geschichte. Halten Sie schriftlich fest, wer eingewiesen wurde, welche Regeln gelten und wann Sie sie wieder anschauen.

Woran merken Sie nach 30 Tagen, ob es funktioniert?

Nicht an der Zahl der Chats. Drei Fragen sagen mehr:

• Laufen die drei Pilotaufgaben jetzt regelmäßig über das freigegebene Werkzeug?
• Nutzen es nach vier Wochen noch mehr Leute als in der ersten?
• Gibt es noch Arbeit, die über private Konten läuft?

Wenn die Antworten stimmen, nehmen Sie die nächsten zwei Aufgaben dazu. Wenn nicht, liegt es selten am Werkzeug. Meist ist eine Aufgabe zu groß gewählt oder die Prüfregel unklar.

Wo hilft Verselo bei der Einführung?

Verselo ist ein KI-Workspace für kleine und mittlere Unternehmen und deckt die Werkzeugseite der vier Wochen ab:

• Woche 2: Sie laden Ihr Team als Admin ein und vergeben Rollen. Admins legen erlaubte Modelle, Aufbewahrungsdauer der Chats, ein Monatsbudget und Grenzen pro Person fest, siehe Admin & Sicherheit. Es gilt: EU-Modelle führender Anbieter, Daten bleiben in der EU, kein Training mit Ihren Daten. Ausnahme: Bei der Websuche geht der Suchbegriff an Google, Admins können sie abschalten. Details auf der Seite Sicherheit. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt es zum Start.
• Woche 3: Die feste Arbeitsanweisung wird ein Agent mit Anweisungen, Wissen und Beispielen, den Sie im Team teilen. Fragen an die eigenen Unterlagen beantwortet Verselo mit Dokument und Fundstelle, siehe Firmenwissen.
• Nach 30 Tagen: Die Nutzungsübersicht zeigt, wer das Werkzeug wie nutzt, das Audit-Log hält zwölf Monate fest, was passiert.

Was kein Werkzeug übernimmt: die drei Aufgaben auszuwählen, die Regeln zu schreiben und eine Person zu bestimmen, die dranbleibt. Das ist Ihr Teil, und er entscheidet, ob die Einführung nach 30 Tagen läuft.