Ist Microsoft Copilot DSGVO-konform?

Ja, Microsoft Copilot lässt sich DSGVO-konform nutzen, aber nicht ab Werk. Microsoft liefert die Grundlage: einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, kein Training mit Ihren Daten und die EU Data Boundary. Für die Websuche über Bing und für Modelle von Anthropic gilt die EU Data Boundary aber nicht. Diese beiden Punkte und zu weit offene Freigaben in SharePoint müssen Sie selbst regeln. Stand Oktober 2026.

Im normalen Copilot-Betrieb bleiben Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, Microsoft handelt als Auftragsverarbeiter. Für die Websuchanfragen an Bing ist Microsoft dagegen selbst Verantwortlicher. Dieser Artikel zeigt, was die Aufsicht bisher gesagt hat, was Microsoft zusagt und welche Einstellungen Sie vor dem Start prüfen. Was Copilot kostet und wie er sich gegen ChatGPT schlägt, steht im Artikel Copilot oder ChatGPT.

Was sagen die Datenschutzbehörden zu Microsoft 365 und Copilot?

Der bekannteste Fall betrifft die EU-Kommission selbst. Im März 2024 stellte der Europäische Datenschutzbeauftragte fest, dass die Kommission mit ihrer Nutzung von Microsoft 365 gegen EU-Datenschutzrecht verstieß. Im Juli 2025 schloss er das Verfahren, nachdem die Kommission festgelegt hatte, welche Daten zu welchen Zwecken verarbeitet werden, die Empfänger von Übermittlungen außerhalb der EU benannt und ihren Vertrag mit Microsoft angepasst hatte (Pressemitteilung des EDSB). Die Lehre gilt auch für einen Betrieb mit 20 Leuten: Die Zusage des Anbieters reicht nicht. Sie müssen zeigen können, was wo und wozu verarbeitet wird.

In Deutschland hat die Datenschutzkonferenz im November 2022 festgestellt, dass Verantwortliche den Nachweis nicht führen können, Microsoft 365 datenschutzkonform zu betreiben, jedenfalls nicht auf Grundlage des damaligen Datenschutznachtrags von Microsoft. Als zentralen Grund nannte die DSK fehlende Transparenz darüber, welche Daten Microsoft für eigene Zwecke verarbeitet (Festlegung der DSK vom 24.11.2022).

Im November 2025 kam der Hessische Datenschutzbeauftragte nach Verhandlungen mit Microsoft zu einem anderen Ergebnis: Microsoft 365 kann in Hessen datenschutzkonform genutzt werden (Pressemitteilung des HBDI). Lesen Sie den Bericht genau. Er bewertet den Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht einzelne Produkte, ausdrücklich auch keine produktspezifischen Ergänzungen. Technische Prüfungen gab es nicht. Copilot kommt in den 137 Seiten nicht vor.

Für Copilot heißt das: Die Vertragsbasis ist heute deutlich besser als 2022. Eine behördliche Bewertung speziell für Copilot finden Sie dort aber nicht. Die Prüfung, ob Ihr Einsatz passt, bleibt bei Ihnen.

In Spanien hat die Datenschutzbehörde AEPD im Februar 2026 Orientierungen zu agentischer KI veröffentlicht, also zu Systemen, die selbstständig im Auftrag des Nutzers handeln. Zu weit gefasste Zugriffsrechte eines Agenten nennt sie einen kritischen Faktor. Und KI-Einsatz macht nicht automatisch eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig: Es kommt auf die Verarbeitung an, und eine bestehende Folgenabschätzung kann eine Überarbeitung brauchen.

Was sagt Microsoft vertraglich zu Copilot zu?

Laut der Microsoft-Dokumentation zu Datenschutz und Sicherheit gelten für Copilot dieselben Zusagen wie für Microsoft 365 insgesamt. Konkret:

• Eingaben, Antworten und Daten aus Microsoft Graph werden nicht zum Training der Basismodelle genutzt.
• Eingaben und Antworten werden wie Ihre übrigen Inhalte in Microsoft 365 gespeichert, verschlüsselt und unter dem Data Protection Addendum, Microsofts Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
• Für Kunden in der EU ist Copilot ein Dienst der EU Data Boundary, mit den zwei Ausnahmen im nächsten Abschnitt.
• Admins legen in Microsoft Purview fest, wie lange Copilot-Verläufe aufbewahrt werden. Nutzer können ihren eigenen Verlauf löschen.

Das gilt für die bezahlte Lizenz und laut Microsoft auch für den kostenlosen Copilot Chat im Unternehmenskontext: Auch dort fallen Eingaben und Antworten unter Enterprise Data Protection und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Microsoft hat Microsoft 365 Copilot inzwischen in Microsoft Copilot umbenannt. An den Zusagen ändert das laut Microsoft nichts.

Wo endet die EU Data Boundary bei Copilot?

An zwei Stellen, und beide nennt Microsoft selbst.

Websuche. Copilot bildet aus der Frage einige Suchbegriffe und schickt sie an Bing. Ganze Dokumente gehen nicht mit, Ihr Firmenkontext kann die Suchbegriffe aber prägen. Für diese Suchanfragen gilt laut Microsoft-Dokumentation zur Websuche weder der Vertrag zur Auftragsverarbeitung noch die EU Data Boundary. Microsoft handelt dort als Verantwortlicher. Abschalten lässt sich die Websuche über die Richtlinie „Allow web search in Copilot“ im Cloud Policy Service. Setzt Ihr Admin die Richtlinie nicht, ist die Websuche an, es sei denn, optionale verbundene Erfahrungen in Office sind abgeschaltet.

Modelle von Anthropic. Anthropic ist Unterauftragsverarbeiter von Microsoft, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt also, außer für die als „Anthropic models with Data Retention“ gekennzeichneten Modelle, die standardmäßig aus sind und eigene Bedingungen von Anthropic haben. Die Modelle laufen aber außerhalb der EU Data Boundary. In der EU ist die allgemeine Einstellung dafür standardmäßig auf „No users“ gestellt (Seite zu Anthropic-Modellen). Daneben gibt es seit April 2026 eine eigene Einstellung für Copilot in Word, Excel und PowerPoint. Sie ist für EU-Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, standardmäßig an (Microsoft-Dokumentation). Wer seinen Tenant 2026 neu eingerichtet hat, sollte diese Einstellung prüfen.

Die DSK hält in ihrer Orientierungshilfe zu KI geschlossene Systeme für vorzugswürdig. Das spricht dafür, beide Punkte bewusst zu entscheiden statt sie beim Standard zu lassen.

Warum sind Freigaben in SharePoint das größte Risiko?

Weil Copilot alles findet, was ein Nutzer sehen darf. Microsoft schreibt selbst, dass Copilot nur Inhalte zeigt, für die der Nutzer mindestens Leserechte hat. Das schützt nur, wenn die Rechte stimmen.

Ein typischer Fall aus einem Betrieb mit 20 Leuten: Die Gehaltsliste liegt seit drei Jahren in einem Teams-Kanal, den „alle“ sehen können. Bisher hat niemand danach gesucht. Mit Copilot reicht eine Frage wie „Was verdient das Team im Vertrieb?“. Das ist kein Fehler von Copilot, sondern ein alter Fehler in der Ablage, den Copilot sichtbar macht. Prüfen Sie Freigaben für „alle“, Gastzugänge und geteilte Links, bevor Sie Lizenzen verteilen.

Brauchen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung für Copilot?

Das hängt davon ab, wofür Ihr Team Copilot nutzt. Nach Art. 35 DSGVO ist sie Pflicht, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen mit sich bringt. Wer Copilot für Texte, Zusammenfassungen und Recherche einsetzt, landet oft nicht dort. Wer damit Bewerbungen sichtet oder Gesundheitsdaten verarbeitet, schon eher. Halten Sie die Vorprüfung schriftlich fest und tragen Sie Copilot ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein. Microsoft stellt dafür den „Microsoft Copilot & Copilot Chat Risk Assessment Quickstart“ bereit.

Haben Sie einen Betriebsrat, kommt er ins Spiel. Copilot speichert Eingaben und Antworten je Nutzer, und Admins können sie auswerten. Solche technischen Einrichtungen fallen unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Mehr dazu im Artikel KI-Richtlinie für Mitarbeiter.

Wie richten Sie Copilot datenschutzkonform ein?

Diese Punkte sollten vor dem ersten Nutzer erledigt sein:

1. Vertrag zur Auftragsverarbeitung prüfen und Copilot ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen.
2. Websuche entscheiden: aus, oder an mit klarer Regel, welche Fragen dafür taugen.
3. Beide Anthropic-Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center prüfen.
4. Freigaben in SharePoint, OneDrive und Teams aufräumen.
5. Aufbewahrung der Copilot-Verläufe in Purview festlegen.
6. Regeln für das Team schreiben: welche Daten hineindürfen, wer Ergebnisse prüft.
7. Vorprüfung zur Folgenabschätzung dokumentieren, Betriebsrat einbinden.

Für einen Betrieb mit Microsoft-365-Admin ist das ein überschaubarer Aufwand. Ohne Admin übernimmt es meist der IT-Dienstleister.

Gibt es eine Alternative ohne Microsoft-Bindung?

Ja, ein eigener KI-Workspace. Das lohnt sich vor allem, wenn Ihr Team nicht komplett in Microsoft 365 arbeitet oder wenn Sie die Einstellungen an einem Ort haben wollen statt verteilt über Admin Center, Cloud Policy und Purview.

Verselo arbeitet mit Modellen wie Claude, GPT und Gemini, betrieben in EU-Rechenzentren. Chats und Dokumente werden in der EU verarbeitet, kein Training mit Ihren Daten. Eine Ausnahme nennen wir offen: Bei der Websuche geht der Suchbegriff an Google, Admins können sie abschalten. In Admin und Sicherheit legen Sie fest, welche Modelle erlaubt sind, wie lange Chats aufbewahrt werden, und sehen im Protokoll, was passiert. Eigene Dokumente landen in gemeinsamen oder privaten Ordnern, Antworten nennen Dokument und Fundstelle, siehe Firmenwissen. Microsoft 365 hängen Sie zum Start als Quelle an, siehe Integrationen. Was wo verarbeitet wird, steht auf der Seite Sicherheit.

Fazit

Copilot bringt mit Firmenlizenz und Auftragsverarbeitungsvertrag eine solide Grundlage mit. Die Lücken liegen bei Websuche, Anthropic-Modellen und Freigaben, und die schließen Sie mit den sieben Punkten oben. Wer ohnehin ganz in Microsoft 365 lebt und die Einstellungen oben sauber setzt, ist mit Copilot gut bedient. Den direkten Vergleich finden Sie unter Verselo oder Microsoft 365 Copilot?