KI-Assistent für Immobilienmakler: Portal-Anfragen in Minuten beantworten, ohne Kontrolle abzugeben

Ein KI-Assistent für Immobilienmakler liest jede Anfrage, die ImmoScout24, Immowelt oder Kleinanzeigen in Ihr Postfach schicken, und beantwortet sie in Minuten aus Ihren Objektdaten, in Ihrem Ton. Wer die Wohnung sehen will, bekommt Ihre Besichtigungszeiten. Sie behalten die Kontrolle: Am Anfang schreibt er nur Entwürfe, und Preise oder Zusagen gehen nie ohne Sie raus. So arbeitet der Verselo KI-Assistent auf einem eigenen Server nur für Ihr Büro.

Warum verlieren Makler Interessenten, wenn Portal-Anfragen am Wochenende liegen bleiben?

Ein typischer Samstag: Eine neue 3-Zimmer-Wohnung steht seit Freitagabend online. Bis Sonntagabend kommen zwölf Anfragen. Die meisten fragen dasselbe. Ist sie noch frei? Wie hoch sind die Nebenkosten? Wann kann ich vorbei?

Sie sind auf einer Besichtigung, beim Notar oder bei der Familie. Am Montag um neun sitzen Sie vor zwölf Mails. Wer am Wochenende sucht, schreibt selten nur einem Makler. Die Interessenten, die am schnellsten eine konkrete Antwort bekommen haben, sind oft schon beim nächsten Termin.

Das Problem ist nicht, dass Sie langsam arbeiten. Das Problem ist, dass Anfragen dann kommen, wenn Sie nicht am Schreibtisch sitzen. Und dass die Antwort auf neun von zwölf Mails fast gleich lautet. Diese Routine kann ein Assistent übernehmen, während die zwei oder drei Mails mit echten Fragen zum Kaufpreis bei Ihnen landen.

Dazu kommt das Nachfassen. Sie haben einem Interessenten das Exposé geschickt, und es kam nichts zurück. Sie wollten nachhaken. Dann kam das nächste Objekt.

Anfragen selbst beantworten oder einen eigenen KI-Assistenten nutzen: Was ist der Unterschied im Alltag?

Der Assistent bereitet Routineantworten auch außerhalb Ihrer Bürozeiten vor und erinnert Sie ans Nachfassen.

Situation	Heute, alles selbst	Mit eigenem KI-Assistenten
Anfrage am Sonntag um 14 Uhr	Antwort am Montag, wenn Zeit ist	Antwort in Minuten, aus Ihren Objektdaten
„Ist die Wohnung noch frei?"	Sie tippen zum zehnten Mal dieselbe Antwort	Er antwortet, in Ihrem Ton
Frage zum Kaufpreis	Sie antworten selbst	Entwurf liegt in Ihrem Postfach, Sie entscheiden
Besichtigungstermin	Mails hin und her	Er bietet Ihre Zeiten an, Sie bestätigen mit einem Tipp
Interessent meldet sich nicht	Vergessen im Tagesgeschäft	Erinnerung nach ein paar Tagen, Entwurf bereit
Tagesstart	40 ungelesene Mails	Um 07:30 Uhr ein kurzer Brief aufs Handy

Wichtig ist, was der Assistent bewusst nicht tut. Preise und Zusagen schickt er nie allein raus. Antworten Sie selbst auf eine Mail, funkt er nicht dazwischen. Und was er über ein Objekt weiß, haben Sie ihm vorher bestätigt.

Wie beantwortet ein KI-Assistent Anfragen von ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen konkret?

Der Assistent braucht keinen Zugang zu den Portalen. Er arbeitet über Ihr Postfach, egal ob Gmail, Microsoft 365 oder ein anderes normales Postfach. Der Ablauf bei einer neuen Anfrage sieht so aus:

1. Er erkennt die Portal-Anfrage. Frau Weber fragt über ImmoScout24, ob die Wohnung in der Lindenstraße noch frei ist.
2. Er prüft Ihre Objektdaten. Bei der Einrichtung hinterlegen wir Ihre Objekte und Besichtigungszeiten und legen fest, wie Sie Änderungen an den Objektdaten bestätigen und die Angaben aktuell halten.
3. Er schreibt die Antwort in Ihrem Ton. Den Ton lernt er aus Ihren gesendeten Mails: Ihre Anrede, Ihre Satzlänge, Ihre Grußformel.
4. Er legt die Antwort ab oder schickt sie. In den ersten zwei Wochen liegt jede Antwort als Entwurf in Ihrem Postfach. Gmail und Microsoft 365 kennen dafür einen eigenen Entwurfsordner: Die Nachricht ist fertig geschrieben, geht aber erst raus, wenn Sie sie senden (Gmail API, Microsoft Graph).
5. Er bringt den Termin in den Kalender. Sagt Frau Weber für Donnerstag 17 Uhr zu, tippen Sie auf Telegram einmal auf Bestätigen.

Am nächsten Morgen um 07:30 Uhr steht im Briefing: Seit gestern Abend kamen neun Anfragen, sieben sind beantwortet, zwei Fragen zum Kaufpreis warten auf Sie. Dazu die Termine des Tages.

Arbeiten Sie mit onOffice, Propstack oder FlowFact, läuft der Assistent daneben über das Postfach. Eine direkte Anbindung an die Maklersoftware gibt es heute nicht. Ihre Objekte pflegen Sie weiter wie gewohnt. Mehr zu den Aufgaben im Maklerbüro finden Sie auf der Seite KI-Assistent für Immobilienmakler.

Darf ein KI-Assistent Mietinteressenten vorqualifizieren, und was sagt die DSGVO dazu?

Ja, mit einer klaren Grenze. Der Assistent kann Angaben für Sie sammeln; welche Fragen vor einer Besichtigung zulässig und erforderlich sind, müssen Sie für den jeweiligen Zweck prüfen. Die Entscheidung über den Interessenten bleibt bei Ihnen.

Drei Punkte aus der DSGVO sind dafür wichtig (Stand Oktober 2026):

Die Rechtsgrundlage für die Antwort. Wer Ihnen über ein Portal schreibt, will ein Objekt mieten oder kaufen. Seine Anfrage zu beantworten ist eine Maßnahme vor Vertragsschluss auf seine Anfrage hin. Das deckt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ab.

Der Vertrag mit dem KI-Anbieter. Um eine Antwort zu formulieren, schickt der Assistent den Text an einen KI-Anbieter. Der verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Für den Betrieb des Assistenten schließen Sie mit Verselo einen Auftragsverarbeitungsvertrag; für Ihren eigenen Business-Zugang beim KI-Anbieter gelten zusätzlich dessen Vertragsbedingungen zur Datenverarbeitung. Der Assistent selbst läuft auf einem eigenen Server in der EU, und Ihre Mails bleiben in Ihrem Postfach.

Keine automatische Letztentscheidung. Die Datenschutzkonferenz schreibt in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz" vom 6. Mai 2024 (Abschnitt 1.6): Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung muss grundsätzlich ein Mensch treffen. Als Beispiel nennt sie eine KI, die Bewerbungen auswertet und selbstständig entscheidet, wer zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird. Dieses Verfahren bewertet die DSK als Verstoß gegen Art. 22 Abs. 1 DSGVO.

Für das Maklerbüro heißt das: Der Assistent sammelt die Antworten und legt sie Ihnen vor. Absagen und die Auswahl bei einer knappen Wohnung entscheiden Sie. Fragen Sie vor der Besichtigung außerdem nur, was Sie wirklich brauchen. Was Sie erst beim Mietvertrag benötigen, holen Sie auch erst dann ein. Mehr zum Server und zu den Daten steht auf unserer Seite Sicherheit.

Wie läuft die Einführung im Maklerbüro ab, und wann lohnt sie sich nicht?

Die Einführung hat vier Schritte:

1. Gespräch, 30 Minuten. Sie erzählen, wie viele Anfragen reinkommen und wie lange sie heute liegen. Wir sagen ehrlich, ob sich der Assistent für Sie lohnt.
2. Einrichtung. Wir richten Ihren Server ein, verbinden Postfach und Kalender und hinterlegen Ihre Objekte, Regeln und Besichtigungszeiten. Die technische Einrichtung dauert in der Regel ein bis zwei Tage.
3. Zwei Wochen Entwürfe. Der Assistent schreibt nur Entwürfe. Sie lesen mit, korrigieren und sehen, wie gut er Ihre Interessenten trifft.
4. Er antwortet selbst. Passt es, schalten Sie das automatische Antworten frei, Mail-Art für Mail-Art. „Ist die Wohnung noch frei?" geht dann automatisch, Fragen zum Kaufpreis bleiben Entwurf.

Sie brauchen dafür keine IT-Kenntnisse. Sie nutzen den Assistenten über Telegram auf dem Handy und über Ihr gewohntes Postfach.

Wann lohnt es sich nicht? Kommen bei Ihnen selten Anfragen rein und bleibt nie eine liegen, brauchen Sie keinen Assistenten. Ein Büro mit zwei Objekten im Monat und Anfragen, die Sie am selben Tag beantworten, gewinnt wenig. Der Assistent lohnt sich, wenn täglich Anfragen kommen, viele davon am Abend und am Wochenende, und Interessenten auf Ihre Antwort warten.

Wie derselbe Ablauf in anderen Branchen aussieht, etwa beim Nachfassen von Angeboten, lesen Sie im Artikel KI-Assistent für Unternehmen: E-Mails vorbereiten und Angebote nachfassen.