KI-Assistent auf eigenem EU-Server oder US-Cloud: Was die DSGVO beim E-Mail-Postfach verlangt

Ein KI-Assistent auf einem EU-Server nach DSGVO ist kein Freifahrtschein, und eine US-Cloud ist kein automatisches Verbot. Entscheidend ist, an welchen Stellen Ihre Kundenmails verarbeitet werden, ob für jede Stelle ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht und ob Daten, die die EU verlassen, eine Grundlage nach Kapitel V DSGVO haben. Der Verselo KI-Assistent läuft auf einem eigenen, abgeschirmten Server in der EU nur für Ihre Firma, und genau diese Stellen legen wir vor dem Start offen.

Warum kopieren Mitarbeiter Kundenmails in ChatGPT, und was ist daran datenschutzrechtlich das Problem?

Ein ausgedachtes Beispiel. Eine Hausverwaltung mit zwölf Leuten. Die Sachbearbeiterin bekommt eine lange Beschwerde über Schimmel, mit Name, Adresse und Telefonnummer des Mieters. Sie kopiert die Mail in ihr privates ChatGPT-Konto und lässt sich eine höfliche Antwort schreiben. Die Antwort ist gut. Die Firma weiß davon nichts.

Das Problem ist nicht die KI. Das Problem ist, dass dabei kein Vertrag zwischen Ihrer Firma und dem Anbieter besteht. Nach Art. 28 DSGVO brauchen Sie für jeden Dienstleister, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, einen schriftlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Ein privates Konto hat keinen. Dazu kommt, dass Gratis- und Privattarife je nach Einstellung Eingaben zum Training verwenden können.

Wie verbreitet das ist und wie Sie es im Team ansprechen, steht im Artikel Schatten-KI im Unternehmen. Was die einzelnen ChatGPT-Tarife unterscheidet, erklärt Ist ChatGPT DSGVO-konform für Firmen?.

Kundenmails in ein öffentliches Chatfenster oder ein eigener KI-Assistent auf dem EU-Server: Was ist der Unterschied im Alltag und beim Datenschutz?

Die Datenschutzkonferenz (DSK) unterscheidet in ihrer Orientierungshilfe KI und Datenschutz vom 6. Mai 2024 zwei Arten von Systemen. In geschlossenen Systemen kontrollieren Sie, was hinein und heraus geht, und der Anbieter ist nicht darauf ausgelegt, die Daten weiter zu trainieren. Offene Cloud-Systeme bergen das Risiko, dass Eingaben für andere Zwecke weiterverwendet werden, und führen oft zu Übermittlungen in Drittländer.

	Mail ins private Chatfenster kopieren	Eigener KI-Assistent auf EU-Server
Vertrag mit Ihrer Firma	Keiner, privates Konto	AVV für den Betrieb des Assistenten
Wer entscheidet, was hineingeht	Jeder Mitarbeiter selbst	Feste Regeln, die Sie festlegen
Training mit Ihren Mails	Je nach Tarif und Einstellung möglich	Nur Business-Zugang beim KI-Anbieter, ohne Training
Wo die Antwort landet	Im Chatfenster, wird zurückkopiert	Als Entwurf in Ihrem Postfach
Nachvollziehbar für die Firma	Nein	Ja, jede Regeländerung wird gespeichert

Im Alltag ist der Unterschied genauso groß. Im Chatfenster kopiert jemand jede Mail einzeln und erklärt den Kontext jedes Mal neu. Der eigene Assistent liest das Postfach direkt und legt die Antwort in Ihrem Ton als Entwurf ab.

Welche Daten verlassen die EU wirklich, wenn ein KI-Assistent Ihre E-Mails beantwortet?

Hier lohnt sich Ehrlichkeit, denn ein Satz wie „alles bleibt in der EU" hält selten einer Prüfung stand. Es gibt drei Stellen, an denen Mailtext verarbeitet wird.

Ihr Postfach. Ihre Mails bleiben dort, wo sie heute schon liegen: bei Gmail, Microsoft 365 oder Ihrem IMAP-Anbieter. Für Microsoft 365 sagt Microsoft mit der EU Data Boundary zu, Kundendaten von Tenants mit Anmeldeort in der EU oder EFTA in Rechenzentren in der EU und EFTA zu speichern und zu verarbeiten, mit dokumentierten Ausnahmen. Prüfen Sie vor dem Start den aktuellen Stand und die Konfiguration Ihres Tenants.

Der Server des Assistenten. Er steht in der EU und gehört nur Ihrer Firma. Er merkt sich nur Fakten, die Sie bestätigt haben.

Der KI-Anbieter. Um eine Antwort zu formulieren, schickt der Assistent den nötigen Text an Ihren eigenen Business-Zugang beim KI-Anbieter. Ob dieser Text die EU verlässt, hängt vom Anbieter und Ihrem Vertrag ab. Hier liegt die eigentliche Prüffrage.

Wenn Daten in die USA gehen, ist das nicht automatisch unzulässig. Mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 vom 10. Juli 2023 hat die EU-Kommission festgestellt, dass US-Unternehmen, die unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, ein angemessenes Schutzniveau bieten. Ist ein Anbieter nicht zertifiziert, braucht es andere Garantien wie Standardvertragsklauseln.

Was verlangen DSGVO, DSK und AEPD konkret: AVV, Drittlandübermittlung, kein Training mit Ihren Daten?

Für einen Betrieb mit 5 bis 50 Mitarbeitern lässt sich das auf vier Punkte bringen (keine Rechtsberatung):

1. AVV mit jedem Auftragsverarbeiter. Mit dem Betreiber des Assistenten und mit dem KI-Anbieter, so verlangt es Art. 28 DSGVO. Für den Betrieb des Assistenten schließen Sie einen AVV mit Verselo.
2. Grundlage für jede Drittlandübermittlung. Kapitel V DSGVO (Art. 44 bis 46) erlaubt Übermittlungen außerhalb des EWR nur mit Angemessenheitsbeschluss oder geeigneten Garantien. Die spanische Datenschutzbehörde AEPD weist in ihren Hinweisen zu internationalen Übermittlungen darauf hin, dass Sie bei Standardvertragsklauseln seit dem Schrems-II-Urteil die Rechtslage im Zielland bewerten und gegebenenfalls zusätzliche Maßnahmen treffen müssen.
3. Kein Training mit Ihren Mails. Prüfen Sie die Bedingungen Ihres Tarifs schriftlich. Ein Beispiel: Anthropic schreibt im Privacy Center, dass Eingaben und Ausgaben aus kommerziellen Produkten wie Business-Tarifen und der API standardmäßig nicht zum Training genutzt werden, es sei denn, der Kunde meldet ausdrücklich Feedback oder stimmt zu.
4. Betroffenenrechte. Die DSK erinnert daran, dass ein KI-Anbieter als Auftragsverarbeiter Sie dabei unterstützen muss, Auskunfts- und Löschanfragen zu erfüllen (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO). Wenn ein Mieter fragt, was mit seiner Mail passiert ist, brauchen Sie eine Antwort.

Kanzleien haben dazu oft eigene Berufspflichten. Wie das in einer Steuerkanzlei aussieht, zeigt die Seite KI-Assistent für Steuerberater.

Wie prüfen Sie in 14 Tagen, ob ein KI-Assistent für Ihr Unternehmen datenschutzrechtlich passt?

1. Gespräch, 30 Minuten. Sie zeigen uns, welche Mails im Postfach liegen. Wir sagen ehrlich, ob sich der Assistent lohnt und welche Stellen Ihr Datenschutzbeauftragter sehen will.
2. Einrichtung. Wir richten Ihren eigenen Server in der EU ein und verbinden Postfach und Kalender. Sie schließen den AVV mit uns, und wir gehen mit Ihnen die drei Stellen durch, an denen Mailtext verarbeitet wird.
3. Zwei Wochen Entwürfe. Der Assistent verschickt nichts von allein. Jede Antwort liegt als Entwurf in Ihrem Postfach, Sie geben frei.
4. Automatik nach Maß. Nach rund 14 Tagen entscheiden Sie pro Mail-Art, was automatisch laufen darf. Preise und Zusagen bleiben Entwurf.

Wann lohnt es sich nicht? Wenn in Ihrem Postfach nur ein paar Kundenmails am Tag liegen. Dann reicht es, dem Team einen Business-Zugang mit klaren Regeln zu geben. Mehr zu Server und Zugriffen steht auf unserer Seite Sicherheit.

Fazit

Ob EU-Server oder US-Cloud, die DSGVO fragt nach Verträgen und Grundlagen, nicht nach einem Etikett: AVV mit jedem Dienstleister, eine Grundlage für jede Übermittlung außerhalb der EU und kein Training mit Ihren Mails. Ein eigener Assistent auf einem EU-Server macht diese Stellen überschaubar und prüfbar. Wie das für Ihr Postfach aussieht, klären wir in einem Gespräch von 30 Minuten.