KI-Assistent für Rechtsanwälte: Mandantenanfragen im Postfach datensparsam vorbereiten

Wie ein KI-Assistent für Rechtsanwälte neue Mandantenanfragen und Sachstandsfragen vorbereitet und was § 43a und § 43e BRAO, § 203 StGB und die DSGVO verlangen.

Von Vishal Punia
6. November 2026
6 Min. Lesezeit

Das Wichtigste in Kürze

Ein KI-Assistent nimmt neue Mandantenanfragen auf, fragt Unterlagen nach Ihrer Checkliste ab und beantwortet Sachstandsfragen als Entwurf in Ihrem Ton.
Rechtsberatung, Erfolgsaussichten und die Annahme eines Mandats bleiben immer beim Anwalt, der Assistent schreibt dazu höchstens einen Entwurf.
Die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO gilt auch für KI und umfasst schon den Namen des Mandanten und die Tatsache, dass ein Mandat besteht.
§ 43e BRAO erlaubt Dienstleistern Zugang zu Mandatsgeheimnissen nur mit Vertrag in Textform, Verschwiegenheitspflicht und Belehrung über die Strafbarkeit.
Der Start dauert rund 14 Tage, davon zwei Wochen nur mit Entwürfen, und läuft neben RA-MICRO, Advoware oder Kleos über Ihr Postfach.

Ein KI-Assistent für Rechtsanwälte liest jede neue Mail, nimmt Neumandatsanfragen strukturiert auf, fragt die Unterlagen nach Ihrer Checkliste ab und legt Ihnen die Antwort auf Sachstandsfragen als Entwurf ins Postfach. Rechtsrat gibt er nicht, und kein Mandat sagt er allein zu. Das kann zulässig sein, wenn der Zugang für die Dienstleistung erforderlich ist, der Anbieter sorgfältig ausgewählt und nach § 43e BRAO vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet wird; je nach Mandatsbezug können weitere Anforderungen hinzukommen. Der Verselo KI-Assistent läuft dafür auf einem eigenen Server nur für Ihre Kanzlei.

Warum bleibt das Postfach einer Kanzlei liegen, während Sie bei Gericht oder in der Besprechung sind?

Ein Dienstag in einer Kanzlei mit vier Anwälten. Um neun beginnt die Verhandlung am Landgericht, um elf eine Besprechung zur Vertragsprüfung. In der Zeit kommen elf Mails. Frau Lindner hat gestern die Kündigung bekommen und bittet um einen Termin. Herr Brandt fragt zum dritten Mal, ob die Gegenseite schon geantwortet hat. Ein Vermieter schickt ein Foto eines Mietvertrags und will wissen, ob Sie solche Fälle übernehmen.

Keine dieser Mails ist schwer. Aber jede braucht jemanden, der sie liest, einordnet und antwortet. Das Sekretariat kennt den Stand der Akte nicht immer. Die Anwälte sitzen bei Gericht. Also bleiben die Mails bis zum Abend liegen.

Bei der Kündigung ist das mehr als ein Ärgernis, denn ab Zugang laufen Fristen. Eine Anfrage, die zwei Tage unbeantwortet bleibt, kostet die Mandantin Zeit und die Kanzlei vielleicht das Mandat, weil die nächste Kanzlei schneller zurückgeschrieben hat.

Dazu kommt das Hin und Her vor dem Erstgespräch. Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben, letzte Gehaltsabrechnung: Oft braucht es drei Mails, bis alles da ist.

Sekretariat, Textbausteine oder eigener KI-Assistent: Was ist der Unterschied bei Neumandatsanfragen und Sachstandsfragen?

Textbausteine sparen Tippen. Lesen, einordnen und den richtigen Baustein wählen muss trotzdem ein Mensch. Ein KI-Assistent übernimmt genau diesen Schritt und lässt Ihnen die Freigabe.

Situation	Sekretariat	Textbausteine	Eigener KI-Assistent
Neue Anfrage zu einer Kündigung	Liest, wenn Zeit ist, fragt beim Anwalt nach	Standardantwort ohne Bezug zum Fall	Erkennt Arbeitsrecht, hebt die Frist hervor, Entwurf mit Terminvorschlag und Unterlagenliste
„Gibt es etwas Neues in meiner Sache?"	Sucht in der Akte oder im Postfach	Allgemeine Vertröstung	Entwurf aus dem letzten Schriftverkehr, Sie geben frei
Unterlagen fehlen seit Montag	Wird im Tagesgeschäft vergessen	Wird im Tagesgeschäft vergessen	Erinnerung an Sie, Nachricht an den Mandanten liegt bereit
Tagesstart	Viele ungelesene Mails	Viele ungelesene Mails	Um 07:30 Uhr ein kurzer Brief aufs Handy

Das Sekretariat wird dadurch nicht überflüssig. Es bekommt die Mails vorsortiert und mit fertigem Entwurf, statt jede einzeln zu öffnen.

Welche Mandanten-E-Mails darf der Assistent vorbereiten, und was bleibt immer beim Anwalt?

Die Grenze ist klar: Alles, was eine rechtliche Einschätzung braucht, bleibt bei Ihnen. Alles Organisatorische kann der Assistent vorbereiten.

Das bereitet der Assistent vor:

Die Aufnahme neuer Anfragen mit Rechtsgebiet und der Frage, ob Ihre Kanzlei solche Fälle übernimmt
Die Liste der Unterlagen für das Erstgespräch, nach Ihrer Checkliste je Rechtsgebiet
Eingangsbestätigungen für Unterlagen und Terminvorschläge aus Ihrem Kalender
Antworten auf Sachstandsfragen, als Entwurf aus dem Schriftverkehr im Postfach
Erinnerungen an Mandanten, die angeforderte Unterlagen noch nicht geschickt haben

Das bleibt immer beim Anwalt:

Jede rechtliche Einschätzung und jede Aussage zu Erfolgsaussichten
Die Annahme oder Ablehnung eines Mandats
Zusagen zu Fristen und Terminen bei Gericht gegenüber dem Mandanten
Alles, was Sie bei der Einrichtung als heikel markieren

Ein Beispiel: Frau Lindner schreibt am Montagabend, sie habe die Kündigung erhalten. Der Assistent erkennt Arbeitsrecht und den Zugang der Kündigung. Er hebt die Mail im Morgen-Briefing als dringend hervor und legt einen Entwurf bereit: zwei Terminvorschläge aus Ihrem Kalender und die Bitte um Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben und letzte Gehaltsabrechnung. Ob und wie Sie das Mandat übernehmen, entscheiden Sie mit einem Tipp. Fragt Frau Lindner in derselben Mail, ob sie eine Abfindung bekommt, bleibt die Antwort ein Entwurf ohne Einschätzung, und Sie formulieren den Rest.

Mehr zu den Aufgaben im Kanzleialltag steht auf der Seite KI-Assistent für Rechtsanwälte und Kanzleien.

Wie passen § 43a und § 43e BRAO, § 203 StGB und die DSGVO zu einem KI-Assistenten auf eigenem EU-Server?

Für Anwälte ist das die erste Frage, und das Gesetz beantwortet sie ziemlich genau. Vier Punkte gehören zusammen (Stand November 2026):

Die Verschwiegenheit. Nach dem Leitfaden der BRAK zum KI-Einsatz (Stand 12/2024) gilt die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO auch beim Einsatz von KI. Sie umfasst schon den Namen des Mandanten und die Tatsache, dass überhaupt ein Mandat besteht. Ein Assistent, der Ihr Postfach liest, sieht also immer geschützte Informationen.

Das Strafrecht. § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB stellt die unbefugte Offenbarung von Mandatsgeheimnissen unter Strafe. Abs. 3 sagt aber auch: Geben Sie Geheimnisse an Personen weiter, die an Ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, und zwar soweit das erforderlich ist, ist das kein Offenbaren. Ein Dienstleister kann also mitwirken, wenn die Bedingungen stimmen.

Der Dienstleister. Diese Bedingungen stehen in § 43e BRAO. Sie dürfen einem Dienstleister Zugang zu geschützten Tatsachen geben, soweit die Dienstleistung das erfordert. Sie müssen ihn sorgfältig auswählen. Der Vertrag braucht Textform, verpflichtet den Dienstleister zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, beschränkt den Zugang auf das Nötige und regelt, ob Subunternehmer eingesetzt werden dürfen. Bei Diensten im Ausland verlangt Abs. 4 ein Schutzniveau, das mit Deutschland vergleichbar ist. Die BRAK rät deshalb, KI-Anbieter mit Servern in Deutschland oder Europa nach Möglichkeit zu bevorzugen, weil nicht geklärt ist, ob US-Anbieter diesen Schutz bieten.

Der Datenschutz. Zusätzlich gilt die DSGVO. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt einen Vertrag, nach dem der Auftragsverarbeiter nur auf Ihre dokumentierte Weisung arbeitet und die befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Für einen KI-Assistenten heißt das praktisch: Verlangen Sie vom Betreiber des Assistenten, auch von uns, die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Prüfen Sie dasselbe beim KI-Anbieter, der die Texte formuliert. Der Verselo Assistent läuft auf einem eigenen Server in der EU, nur für Ihre Kanzlei. Ihre Mails bleiben in Ihrem Postfach. Um eine Antwort zu formulieren, schickt er den nötigen Text an Ihren eigenen Business-Zugang beim KI-Anbieter, mit dem Sie selbst den Vertrag zur Auftragsverarbeitung haben. Welche Daten wohin gehen, zeigen wir Ihnen im Gespräch, damit Sie es mit Ihren Pflichten abgleichen können. Warum der eigene Server dabei wichtig ist, erklärt der Artikel KI-Assistent auf eigenem EU-Server oder US-Cloud.

Wie startet eine Kanzlei in 14 Tagen neben RA-MICRO, Advoware oder Kleos, und wann lohnt sich der Assistent nicht?

Der Assistent braucht keinen Zugang zu Ihrer Kanzleisoftware und nicht zum beA. Er arbeitet über Ihr Postfach, ob Microsoft 365, Gmail oder ein anderes normales Postfach, und über Ihren Kalender. Eine direkte Anbindung an RA-MICRO, Advoware oder Kleos gibt es heute nicht. Ihre Akten führen Sie weiter wie bisher.

Der Start hat vier Schritte:

Gespräch, 30 Minuten. Sie erzählen, was in Ihrem Postfach los ist und wie die Kanzlei arbeitet. Wir sagen ehrlich, ob sich der Assistent lohnt.
Einrichtung. Wir richten Ihren Server ein, verbinden Postfach und Kalender und hinterlegen Ihre Rechtsgebiete, Checklisten und Abläufe. Den Ton lernt der Assistent aus Ihren gesendeten Mails.
Zwei Wochen Entwürfe. Der Assistent schreibt nur Entwürfe. Sie und Ihr Sekretariat lesen mit, korrigieren und sehen, wie gut er Ihre Mandanten trifft.
Er antwortet selbst. Passt es, schalten Sie automatische Antworten für jede Mail-Art einzeln frei. Die Eingangsbestätigung für Unterlagen läuft dann von allein, alles Rechtliche bleibt Entwurf.

Freigaben und das Briefing um 07:30 Uhr bekommen Sie über Telegram aufs Handy, auch zwischen zwei Terminen bei Gericht.

Wann lohnt es sich nicht? Eine Kanzlei mit wenigen Anfragen im Monat aus einem festen Stamm von Unternehmensmandanten gewinnt wenig. Wer sein Postfach jeden Tag in einer halben Stunde leer hat, braucht keinen Assistenten. Er lohnt sich, wenn Neumandatsanfragen und Sachstandsfragen Ihr Sekretariat und Ihre Anwälte jeden Tag Stunden kosten.

Fazit

Ein KI-Assistent für Mandanten-E-Mails kann zulässig sein, wenn der Zugang für die Dienstleistung erforderlich ist, Betreiber und KI-Anbieter sorgfältig ausgewählt und nach § 43e BRAO zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO besteht und der Assistent nur die nötigen Daten sieht. Je nach Mandatsbezug können weitere Anforderungen hinzukommen. Er nimmt der Kanzlei die Aufnahme neuer Anfragen, die Unterlagenliste und die Sachstandsfragen ab, die rechtliche Arbeit bleibt bei Ihnen. Ob sich das für Ihre Kanzlei lohnt, klären wir in einem Gespräch von 30 Minuten.

Häufige Fragen

Darf ein Rechtsanwalt einen KI-Assistenten für Mandanten-E-Mails nutzen?

Das kann zulässig sein, wenn die Voraussetzungen von § 43e BRAO erfüllt sind. Der Zugang muss für die Dienstleistung erforderlich sein, der Anbieter muss sorgfältig ausgewählt sein, der Vertrag braucht Textform, eine Verschwiegenheitspflicht mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen und eine Beschränkung auf die nötigen Daten. Je nach Mandatsbezug können weitere Anforderungen hinzukommen. Das gilt für den Betreiber des Assistenten und für den KI-Anbieter, der die Texte formuliert.

Gibt der Assistent Rechtsrat oder sagt er Mandate zu?

Nein. Er erkennt das Rechtsgebiet, fragt Unterlagen ab und beantwortet organisatorische Fragen. Jede rechtliche Einschätzung, jede Frist gegenüber dem Mandanten und jede Mandatsannahme bleibt Entwurf und damit bei Ihnen.

Funktioniert der KI-Assistent neben RA-MICRO, Advoware oder Kleos?

Ja. Der Assistent arbeitet über Ihr E-Mail-Postfach und Ihren Kalender, nicht in Ihrer Kanzleisoftware und nicht im beA. Eine direkte Anbindung an die Kanzleisoftware gibt es heute nicht. Ihre Akten führen Sie wie bisher.

Schickt der Assistent Mails ohne meine Freigabe raus?

Am Anfang nicht. Zwei Wochen lang schreibt er nur Entwürfe. Danach schalten Sie automatische Antworten für jede Mail-Art einzeln frei, etwa die Eingangsbestätigung für Unterlagen. Alles Rechtliche bleibt Entwurf.

Wann lohnt sich ein KI-Assistent für eine Kanzlei nicht?

Wenn Sie nur wenige Anfragen im Monat aus einem festen Stamm von Mandanten bekommen und Ihr Postfach jeden Tag schnell leer haben. Er lohnt sich, wenn Neumandatsanfragen und Sachstandsfragen Ihr Sekretariat und Ihre Anwälte täglich Stunden kosten.