KI-Richtlinie für Mitarbeiter: was rein muss, mit Vorlage

Eine KI-Richtlinie für Mitarbeiter regelt fünf Dinge: welche KI-Tools freigegeben sind, welche Daten hineindürfen und welche nie, dass Ergebnisse vor der Verwendung geprüft werden, wer bei Zweifeln entscheidet und wer geschult wird. Für einen Betrieb mit 5 bis 50 Leuten reichen dafür eine bis zwei Seiten. Weiter unten steht eine Vorlage, die Sie anpassen können.

Wichtig vorab: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er zeigt, was die Aufsichtsbehörden empfehlen und wie ein kleiner Betrieb das pragmatisch umsetzt.

Braucht ein kleiner Betrieb überhaupt eine KI-Richtlinie?

Ein Gesetz, das ein Dokument namens „KI-Richtlinie“ verlangt, gibt es nicht. Die Pflichten, die eine Richtlinie erfüllt, gibt es sehr wohl.

Art. 29 DSGVO sagt, dass Beschäftigte personenbezogene Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten dürfen. Wenn jemand eine Kundenmail mit Namen und Vertragsdaten in ein Chatfenster kopiert, ist das eine Verarbeitung. Gibt es keine Weisung, wie das zu laufen hat, haben Sie ein Problem, das nicht der Mitarbeiter verursacht hat.

Die Datenschutzkonferenz (DSK) wird in ihrer Orientierungshilfe KI und Datenschutz deutlich. In Abschnitt 2.2 empfiehlt sie, klare interne Weisungen zu erteilen und zu dokumentieren, „ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen konkreten Zwecken welche KI-Anwendungen eingesetzt werden dürfen“, am besten mit konkreten Beispielen für erlaubte und verbotene Einsätze.

Dazu kommt der AI Act. Seit Februar 2025 müssen Firmen, die KI einsetzen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Leute treffen und das nachweisen können. Die aktuelle Fassung der Regel gehört in diese Dokumentation. Details im Artikel über KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act.

Was muss in eine KI-Richtlinie?

Acht Bausteine. Jeder davon beantwortet eine Frage, die Ihr Team sonst allein beantwortet.

Geltungsbereich. Für wen gilt die Regel? Festangestellte, Aushilfen, Freie, die für Sie arbeiten. Und für welche Arbeit: alles, was im Namen der Firma passiert, auch am privaten Handy.

Freigegebene Tools. Eine Liste, nicht eine Kategorie. „ChatGPT“ ist zu ungenau, denn das private Gratis-Konto und der Firmentarif sind zwei verschiedene Dinge. Die DSK empfiehlt, dass der Arbeitgeber Accounts stellt, damit niemand mit privaten Konten arbeiten muss (Abschnitt 2.4). Warum der Tarif den Unterschied macht, steht im Artikel Ist ChatGPT DSGVO-konform für Firmen?.

Welche Daten hinein dürfen. Der wichtigste Teil. Am verständlichsten als Ampel, siehe unten. Die DSK weist darauf hin, dass es nicht reicht, Namen und Adressen zu entfernen, weil sich der Personenbezug oft aus dem Zusammenhang ergibt (Abschnitt 3.1).

Prüfpflicht. KI-Ergebnisse werden vor der Verwendung von einem Menschen geprüft. Zahlen, Fristen, Namen und Zitate immer. Die DSK schreibt, dass Ergebnisse mit Personenbezug kritisch hinterfragt werden müssen (Abschnitt 3.3).

Was KI nicht entscheidet. Über Bewerbungen, Kündigungen, Kreditwürdigkeit oder Ähnliches entscheidet ein Mensch. Die KI darf zuarbeiten, die Entscheidung trifft sie nicht.

Fremde Rechte und Geheimnisse. Keine vertraulichen Unterlagen von Kunden oder Partnern in nicht freigegebene Tools. Bei Texten und Bildern für die Veröffentlichung prüfen, ob fremde Inhalte übernommen wurden.

Ansprechperson. Ein Name, keine Abteilung. Wer unsicher ist, fragt dort, bevor er etwas hochlädt.

Schulung und Überprüfung. Wer die Regel bekommt, wird darin eingewiesen. Und die Regel selbst bekommt ein Datum, an dem sie wieder angeschaut wird. Tools und Funktionen ändern sich schneller als jede Richtlinie.

Welche Daten gehören in welche Kategorie?

Die Ampel funktioniert, weil niemand eine Datenschutzschulung braucht, um sie zu lesen. Beispiele aus einem typischen Betrieb mit Büro:

Ampel	Beispiele
Grün: in jedes freigegebene Tool	öffentliche Texte, eigene Entwürfe ohne Namen, allgemeine Fachfragen, Übersetzung einer Produktbeschreibung
Gelb: nur in das freigegebene Firmen-Tool	Kundenmails, Angebote, Verträge, interne Protokolle, Preiskalkulationen
Rot: in kein KI-Tool, außer mit ausdrücklicher Freigabe	Gesundheitsdaten, Gehälter, Bewerbungen, Bank- und Ausweisdaten, alles unter Verschwiegenheitspflicht

Gelb ist die Kategorie, um die es eigentlich geht. Genau dort spart KI im Alltag Zeit, und genau dort braucht es ein Werkzeug mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Firmenkonten. Ohne so ein Werkzeug wird Gelb in der Praxis zu Rot, und Ihr Team weicht auf private Konten aus.

Wie sieht eine Vorlage aus?

Diese Vorlage ist ein Gerüst. Ersetzen Sie die eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben, und streichen Sie, was bei Ihnen nicht zutrifft.

1. Zweck. [Firmenname] nutzt KI, um Routinearbeit schneller zu erledigen. Diese Regel legt fest, wie das sicher geht.
2. Geltung. Die Regel gilt für alle, die für [Firmenname] arbeiten, auch Aushilfen und freie Mitarbeiter, und für jede Arbeit im Namen der Firma.
3. Freigegebene Tools. Erlaubt ist ausschließlich: [Tool, Tarif]. Gearbeitet wird nur mit dem Firmenkonto. Private Konten und Browser-Erweiterungen sind für die Arbeit nicht erlaubt.
4. Daten. Grün darf in jedes freigegebene Tool. Gelb nur in [Tool]. Rot in kein Tool. Die Beispielliste hängt an.
5. Prüfen. Jedes KI-Ergebnis wird vor der Verwendung gelesen und geprüft. Zahlen, Fristen, Namen und Zitate werden an der Quelle kontrolliert. Verantwortlich für einen Text ist, wer ihn verschickt.
6. Grenzen. KI trifft keine Entscheidungen über Personen. Sie arbeitet zu, entscheiden tut ein Mensch.
7. Fragen und Fehler. Ansprechperson ist [Name]. Wer versehentlich Daten der Kategorie Rot eingegeben hat, meldet das sofort bei [Name]. Das ist keine Beichte, sondern die Voraussetzung, um rechtzeitig reagieren zu können.
8. Schulung. Jede Person wird vor der ersten Nutzung eingewiesen. Neue Mitarbeiter in der ersten Woche.
9. Gültigkeit. Fassung vom [Datum]. Nächste Überprüfung am [Datum].

Muss der Betriebsrat mitreden?

Wenn Sie einen haben, ja. Nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG müssen Sie ihn über die Planung von Arbeitsabläufen „einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz“ rechtzeitig unterrichten.

Ob er mitbestimmt, hängt vom Inhalt ab. Regeln zum Verhalten der Beschäftigten und technische Einrichtungen, die Leistung oder Verhalten überwachen können, fallen unter § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 6 BetrVG. Ein KI-Tool mit Nutzungsübersicht kann darunter fallen. Die DSK schlägt deshalb vor, die Regeln gleich als Betriebsvereinbarung abzuschließen (Abschnitt 2.2), und den Datenschutzbeauftragten früh einzubinden (Abschnitt 1.12).

Ohne Betriebsrat erlassen Sie die Richtlinie als Arbeitsanweisung. Lassen Sie sich den Empfang bestätigen, das gehört zur Dokumentation.

Wie bringen Sie die Richtlinie ins Team?

Eine Richtlinie, die per Rundmail kommt, liest niemand. Drei Dinge machen den Unterschied.

Stellen Sie sie in einer Teamrunde vor, mit den Beispielen aus der Ampel. Fragen Sie danach, welche Fälle fehlen. Die Fragen, die dann kommen, zeigen Ihnen, wo die Regel noch unklar ist.

Verbinden Sie die Einführung mit einer Schulung. Die DSK empfiehlt, Beschäftigte durch Schulungen, Leitfäden und Gespräche zu sensibilisieren (Abschnitt 2.7). Das ist dieselbe Maßnahme, die Sie für Art. 4 AI Act dokumentieren.

Und stellen Sie das freigegebene Werkzeug am selben Tag bereit. Eine Regel, die private Konten verbietet, ohne eine Alternative anzubieten, schiebt die Nutzung nur aus dem Blick. Wie das abläuft, beschreibt der Artikel über Schatten-KI im Unternehmen.

Welche Teile der Richtlinie kann ein Werkzeug übernehmen?

Einige Punkte der Vorlage sind organisatorisch, andere lassen sich technisch absichern. Verselo ist ein KI-Workspace für kleine und mittlere Unternehmen und deckt die technischen ab:

• Firmenkonten statt privater. Sie laden Ihr Team als Admin ein und vergeben Rollen. Wer geht, verliert den Zugang mit einem Klick.
• Erlaubte Modelle und Aufbewahrung. Admins legen fest, welche Modelle genutzt werden dürfen und wie lange Chats gespeichert bleiben: unbegrenzt, 30, 90 oder 365 Tage. Ein Audit-Log hält zwölf Monate fest, was passiert. Mehr unter Admin & Kontrolle.
• Gelb hat einen Ort. Die KI läuft in EU-Rechenzentren, Kundendaten trainieren kein Modell. Ausnahme: Bei der Websuche gehen die Suchbegriffe an Google, Admins können sie abschalten. Details auf der Seite Sicherheit.
• Gute Nutzung vorgeben. Geprüfte Prompts liegen in der gemeinsamen Bibliothek, wiederkehrende Aufgaben laufen über Assistenten mit festen Anweisungen. So arbeitet nicht jeder mit seinem eigenen Versuch.

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung kommt zum Start. Was kein Werkzeug übernimmt: festzulegen, was in Ihrem Betrieb Gelb und was Rot ist, wer prüft und wer gefragt wird. Das steht in Ihrer Richtlinie, und die schreiben Sie.