KI-Assistent für Versicherungsmakler: Schadenmeldungen und Kundenmails im Postfach vorbereiten
Wie ein KI-Assistent für Versicherungsmakler Schadenmeldungen aufnimmt, Routinefragen beantwortet und Deckung und Beratung nach § 61 VVG Ihnen überlässt.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein KI-Assistent bestätigt dem Kunden den Eingang einer Schadenmeldung, fragt fehlende Angaben und Fotos ab und legt Ihnen den Fall gesammelt hin.
- Routinefragen zu Unterlagen, Ansprechpartnern und Abläufen beantwortet er aus Ihrem Wissen und in Ihrem Ton, am Anfang nur als Entwurf.
- Zu Deckung, Beiträgen und Regulierung sagt er nichts, denn Beratung und Dokumentation nach § 61 VVG bleiben Ihre Pflicht.
- Schadenmeldungen aus Unfall, Kranken oder Leben können Gesundheitsdaten enthalten, für die Art. 9 DSGVO strengere Regeln setzt.
- Der Assistent arbeitet über Postfach und Kalender neben Ihrem Maklerverwaltungsprogramm und ist nach rund 14 Tagen im Alltag angekommen.
Ein KI-Assistent für Versicherungsmakler liest jede neue Mail, bestätigt Schadenmeldungen, fragt fehlende Angaben und Fotos ab und beantwortet Routinefragen in Ihrem Ton. Ob ein Schaden gedeckt ist, sagt er nie. Diese Beurteilung bleibt bei Ihnen, genauso wie jede Beratung. So arbeitet der Verselo KI-Assistent auf einem eigenen Server nur für Ihr Maklerbüro.
Warum bleiben Schadenmeldungen und Routinefragen liegen, während Sie beim Kunden sitzen?
Dienstagvormittag, Sie sitzen bei Familie Brandt und gehen die Hausratversicherung durch. Im Postfach kommen in derselben Stunde vier Mails an. Herr Öztürk meldet einen Parkschaden und hängt ein unscharfes Foto an. Frau Lehmann fragt, ob ihre neue Police angekommen ist. Die Schreinerei Vogt will wissen, wer ihren Vertrag betreut. Und ein Kunde fragt, bis wann er seine Kfz-Versicherung kündigen kann.
Keine dieser Mails ist schwer. Aber Herr Öztürk wartet, bis Sie abends zurückschreiben, und weiß bis dahin nicht, ob seine Meldung überhaupt angekommen ist. Fehlen Kennzeichen des Gegners oder ein Foto vom Schaden, schreiben Sie am nächsten Tag noch einmal nach.
Die Schadenbearbeitung gehört zu Ihrer Arbeit. Nach § 34d Abs. 1 GewO umfasst die Vermittlertätigkeit auch das Mitwirken bei der Verwaltung und Erfüllung von Versicherungsverträgen, insbesondere im Schadensfall. Für viele Kunden ist genau das der Moment, an dem sie merken, wofür sie einen Makler haben. Umso mehr schadet es, wenn die erste Antwort einen Tag dauert.
Postfach von Hand oder eigener KI-Assistent: Was ändert sich im Maklerbüro konkret?
Textbausteine sparen Tippen. Lesen, sortieren und nachfragen müssen Sie trotzdem selbst. Ein KI-Assistent im Postfach übernimmt diesen Schritt und lässt Ihnen die Freigabe.
| Situation | Postfach von Hand | Eigener KI-Assistent |
|---|---|---|
| Neue Kfz-Schadenmeldung | Antwort am Abend, Rückfrage am nächsten Tag | Eingang bestätigt, fehlende Angaben und Fotos sofort abgefragt |
| „Ist meine Police angekommen?" | Sie prüfen und tippen | Antwort aus Ihrem Wissen, in Ihrem Ton |
| „Zahlt die Versicherung das?" | Sie antworten | Entwurf liegt bereit, Sie beurteilen |
| Angebot seit sechs Tagen ohne Antwort | Fällt Ihnen vielleicht auf | Er erinnert Sie, der Nachfass-Entwurf liegt bereit |
| Tagesstart | Volles Postfach | Um 07:30 Uhr ein kurzer Brief aufs Handy |
Im Briefing am Morgen steht dann zum Beispiel: neue Schadenmeldung Kfz von Herrn Öztürk, Eingang bestätigt, Fotos angefordert. Rückfrage zur Deckung von Frau Lehmann wartet auf Sie. 11:00 Beratung Familie Brandt.
Was darf ein KI-Assistent im Maklerbüro übernehmen, und was bleibt Ihre Beratung nach § 61 VVG?
Die Grenze zieht das Gesetz. Nach § 61 Abs. 1 VVG müssen Sie, wenn die Schwierigkeit der Versicherung oder die Situation des Versicherungsnehmers Anlass dazu gibt, seine Wünsche und Bedürfnisse erfragen, ihn beraten, die Gründe für Ihren Rat angeben und ihn dokumentieren. Ein Assistent, der aus einer Mail mit drei Sätzen eine Deckungsaussage ableitet, hätte diese Befragung nie gemacht.
Deshalb gilt eine klare Trennung:
Das bereitet der Assistent vor oder beantwortet es selbst:
- Eingangsbestätigung für Schadenmeldungen
- Abfrage fehlender Angaben: Datum, Ort, Hergang, Fotos, Kennzeichen, Vertragsnummer
- Fragen zu Unterlagen, Ansprechpartnern und Abläufen in Ihrem Büro
- Erinnerung an Angebote, auf die ein Kunde nicht reagiert hat
- Das Briefing um 07:30 Uhr mit neuen Schäden, Rückfragen und Terminen
Das bleibt immer bei Ihnen:
- Jede Aussage zu Deckung, Beiträgen und Regulierung
- Jede Empfehlung für einen Tarif oder Versicherer
- Alles, was Sie bei der Einrichtung als heikel markieren
Ein Beispiel. Herr Öztürk schreibt um 10:12 Uhr: „Mir ist jemand beim Ausparken ins Auto gefahren. Foto anbei. Zahlt das meine Versicherung?" Der Assistent erkennt eine Kfz-Schadenmeldung. Er bedankt sich, bestätigt den Eingang und bittet um das Kennzeichen des Unfallgegners, ein Foto vom ganzen Fahrzeug und Uhrzeit und Ort. Die Frage, ob die Versicherung zahlt, beantwortet er nicht. Er schreibt, dass Sie sich dazu melden. In den ersten zwei Wochen liegt die ganze Antwort als Entwurf in Ihrem Postfach. Fragt der Kunde ausdrücklich nach der Deckung, bleibt sie auch später Entwurf.
Mehr zu den Aufgaben im Maklerbüro steht auf der Seite KI-Assistent für Versicherungsmakler.
Wie sind Kundendaten und Gesundheitsangaben aus Schadenmeldungen geschützt?
Für Makler ist das eine ernste Frage, weil Schadenmeldungen mehr enthalten als Kennzeichen. Drei Punkte gehören zusammen (Stand November 2026):
Gesundheitsdaten. Eine Unfallmeldung, ein Antrag zur Berufsunfähigkeit oder eine Rückfrage zur Krankenversicherung kann Angaben zur Gesundheit enthalten. Nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO sind das besondere Kategorien, deren Verarbeitung untersagt ist, außer eine der Ausnahmen aus Art. 9 Abs. 2 greift. Für den Assistenten heißt das: Bei der Einrichtung legen wir gemeinsam fest, welche Mail-Arten er bearbeitet. Meldungen aus Unfall, Kranken oder Leben können Sie ganz bei sich behalten. Welche Rechtsgrundlage für Ihr Büro gilt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO dürfen Sie nur Auftragsverarbeiter einsetzen, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Für den Betrieb des Assistenten schließen Sie den Vertrag mit Verselo. Für Ihren eigenen Business-Zugang beim KI-Anbieter, der die Antworten formuliert, gelten zusätzlich dessen Vertragsbedingungen.
Wo die Daten liegen. Der Assistent läuft auf einem eigenen Server in der EU, nur für Ihr Büro. Ihre Mails bleiben in Ihrem Postfach. Um eine Antwort zu formulieren, schickt er den nötigen Text an Ihren KI-Anbieter, und er merkt sich nur Fakten, die Sie bestätigt haben. Welche Daten wohin gehen, zeigen wir Ihnen im Gespräch im Detail. Mehr dazu steht auf unserer Seite Sicherheit.
Wie läuft die Einführung in 14 Tagen neben Ihrem Maklerverwaltungsprogramm?
Der Start hat vier Schritte:
- Gespräch, 30 Minuten. Sie erzählen, was in Ihrem Postfach los ist und wie Ihr Büro heute arbeitet. Wir sagen ehrlich, ob sich der Assistent lohnt.
- Einrichtung. Wir richten Ihren Server ein, verbinden Postfach und Kalender und hinterlegen Ihre Sparten, Abläufe und Zuständigkeiten. Den Ton lernt der Assistent aus Ihren gesendeten Mails.
- Zwei Wochen Entwürfe. Er schreibt nur Entwürfe. Sie lesen mit, korrigieren und sehen, wie gut er Ihre Kunden trifft.
- Er antwortet selbst. Passt es, schalten Sie automatische Antworten Mail-Art für Mail-Art frei. Die Eingangsbestätigung einer Kfz-Schadenmeldung läuft dann von allein, die Frage nach der Deckung bleibt Entwurf.
Ihr Maklerverwaltungsprogramm bleibt, wie es ist. Der Assistent arbeitet über Gmail, Microsoft 365 oder jedes normale Postfach und über Ihren Kalender. Eine direkte Anbindung an das Verwaltungsprogramm gibt es heute nicht. Verträge und Schäden pflegen Sie dort weiter wie gewohnt.
Wann lohnt es sich nicht? Haben Sie Ihr Postfach jeden Tag in einer halben Stunde leer und rufen Ihre Kunden lieber an, brauchen Sie keinen Assistenten. Er lohnt sich, wenn Sie viel beim Kunden sind und Schadenmeldungen und Rückfragen stundenlang warten.
Haben Sie ein Angebot verschickt und der Kunde meldet sich nicht, hilft der zweite Teil: Wie der Assistent offene Angebote nachfasst, lesen Sie im Artikel Angebote nachfassen per Mail mit KI.
Fazit
Ein KI-Assistent für Versicherungsmakler nimmt Schadenmeldungen auf, fragt fehlende Angaben ab und beantwortet Routinefragen, während Sie beim Kunden sitzen. Deckung, Beratung und Regulierung bleiben bei Ihnen, und für Gesundheitsdaten legen Sie fest, was er gar nicht anfasst. Ob er sich für Ihr Büro lohnt, klären wir in einem Gespräch von 30 Minuten.
Häufige Fragen
Sagt der KI-Assistent dem Kunden, ob ein Schaden gedeckt ist?
Nein. Er bestätigt den Eingang, fragt fehlende Angaben und Fotos ab und legt Ihnen den Fall hin. Fragt der Kunde, ob die Versicherung zahlt, bleibt die Antwort ein Entwurf, und die Beurteilung machen Sie.
Funktioniert das neben meinem Maklerverwaltungsprogramm?
Ja. Der Assistent arbeitet über Ihr Postfach und Ihren Kalender, nicht in Ihrem Verwaltungsprogramm. Eine direkte Anbindung gibt es heute nicht. Was er über Ihre Sparten, Abläufe und Zuständigkeiten wissen muss, hinterlegen wir bei der Einrichtung.
Was passiert mit Schadenmeldungen, die Gesundheitsdaten enthalten?
Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO eine besondere Kategorie. Bei der Einrichtung legen wir mit Ihnen fest, welche Mail-Arten der Assistent bearbeitet. Meldungen aus Unfall, Kranken oder Leben können Sie ganz bei sich behalten. Die Rechtsgrundlage klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Schickt der Assistent Mails ohne meine Freigabe raus?
Am Anfang nicht. Zwei Wochen lang schreibt er nur Entwürfe. Danach schalten Sie automatische Antworten für einzelne Mail-Arten frei, etwa die Eingangsbestätigung einer Kfz-Schadenmeldung. Alles zu Deckung und Beiträgen bleibt Entwurf.
Für welches Maklerbüro lohnt sich der Assistent nicht?
Wenn Sie Ihr Postfach jeden Tag in einer halben Stunde leer haben und Kunden lieber anrufen. Er lohnt sich, wenn Sie viel beim Kunden sind und Schadenmeldungen und Rückfragen im Postfach warten.