Schatten-KI im Unternehmen: woran man sie erkennt und was man tut

In fast jedem Betrieb mit Büroarbeit nutzt heute jemand KI. Die Frage ist selten, ob, sondern über welches Konto. Wenn die Antwort „über sein eigenes“ lautet, haben Sie Schatten-KI.

Das ist keine Unterstellung. Die deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden schreiben in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz wörtlich, dass ohne klare Regeln das Risiko besteht, dass Beschäftigte KI-Anwendungen eigenmächtig nutzen:

„Es ist davon auszugehen, dass dies derzeit Realität in vielen Unternehmen und Behörden ist.“

Was genau ist Schatten-KI?

Schatten-KI ist jede KI, die für die Arbeit genutzt wird, ohne dass die Firma sie ausgesucht, geprüft oder freigegeben hat. Das Wort klingt nach Absicht. Meist steckt aber Fleiß dahinter: Jemand will das Angebot bis zum Abend fertig haben, und ein Chatfenster spart zwanzig Minuten.

Typische Formen:

• private Konten bei ChatGPT, Claude, Gemini oder ähnlichen Diensten
• Browser-Erweiterungen, die Texte umschreiben oder Webseiten zusammenfassen
• Protokoll-Bots, die sich in Videocalls einwählen und mitschreiben
• KI-Funktionen in Programmen, die schon im Haus sind und die jemand selbst eingeschaltet hat
• Übersetzungs- und Transkriptionsdienste, in die ganze Dokumente hochgeladen werden

Woran erkennen Sie Schatten-KI in Ihrem Betrieb?

Sie brauchen dafür keine Überwachungssoftware. Meist reicht es, hinzuschauen:

• Texte klingen plötzlich anders. Kundenmails, Angebote oder Berichte haben über Nacht einen neuen Ton und eine neue Struktur.
• Abos auf Spesenabrechnungen. Kleine monatliche Beträge für KI-Dienste, bezahlt mit der privaten Karte und eingereicht als „Software“.
• Fremde Teilnehmer im Call. Ein „Notetaker“ sitzt im Meeting, den niemand eingeladen hat.
• Die Frage „Darf ich das eigentlich?“ Wer so fragt, macht es meist schon.
• Schnelligkeit ohne Erklärung. Ein Mitarbeiter liefert eine Zusammenfassung von achtzig Seiten in zehn Minuten.

Nichts davon ist ein Vergehen. Es ist ein Zeichen, dass Ihr Team KI nützlich findet und die Firma noch keine Antwort gegeben hat.

Warum ist Schatten-KI für die Firma ein Risiko?

Drei Gründe, alle konkret.

Datenschutz. Landen personenbezogene Daten in einem Tool, mit dem Ihre Firma keinen Vertrag hat, fehlt in der Regel die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bei privaten Gratis-Konten können Eingaben außerdem ins Training des Modells fließen, solange der Nutzer das nicht abschaltet. Verantwortlich für die Verarbeitung bleibt Ihre Firma.

Geschäftsgeheimnisse. Das Geschäftsgeheimnisgesetz schützt eine Information nur, wenn sie Gegenstand von „angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen“ ist (§ 2 Nr. 1 GeschGehG). Wenn Kalkulationen und Verträge regelmäßig in private Chat-Konten kopiert werden und es keine Regel dagegen gibt, wird es schwer, diese Maßnahmen später nachzuweisen.

Kein Überblick. Wenn ein Mitarbeiter geht, gehen seine Chats mit. Sie wissen nicht, welche Kundendaten darin stecken, und Sie können nichts löschen lassen, weil das Konto nicht Ihres ist.

Dazu kommt der AI Act: Unternehmen, die KI einsetzen, müssen seit Februar 2025 Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten treffen. Das lässt sich kaum erfüllen, wenn Sie nicht wissen, welche KI überhaupt im Haus ist. Mehr dazu im Artikel über KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act.

Warum hilft ein Verbot nicht?

Weil der Bedarf bleibt. Wer mit KI eine Stunde am Tag spart, gibt das nicht auf, nur weil eine Rundmail kommt. Die Nutzung wandert aufs private Handy, und dort sehen Sie gar nichts mehr.

Die DSK empfiehlt deshalb den umgekehrten Weg: Der Arbeitgeber soll Geräte und Accounts für die berufliche Nutzung stellen, damit niemand mit privaten Konten arbeiten muss (Orientierungshilfe, Abschnitt 2.4). Und er soll klare, dokumentierte Weisungen erteilen, mit „konkreten Beispielen der zugelassenen und der untersagten Einsatzszenarien“ (Abschnitt 2.2).

Was tun Sie konkret gegen Schatten-KI?

Fünf Schritte, die in einem Betrieb mit zehn bis fünfzig Leuten in wenigen Wochen machbar sind.

1. Fragen statt suchen. Eine kurze, ehrlich gemeinte Umfrage: Welche KI nutzt ihr, wofür, mit welchen Daten? Ohne Konsequenzen für die Antworten. Sie bekommen nur ehrliche Antworten, wenn niemand Ärger befürchtet.
2. Eine Liste anlegen. Welche Tools sind im Einsatz, wer nutzt sie, für welche Aufgaben, mit welchem Risiko. Das ist kein Bürokratie-Spleen: Auch die spanische Datenschutzbehörde AEPD führt für ihre eigene Behörde ein aktuelles Verzeichnis der eingesetzten KI-Systeme mit Zweck und Risikostufe.
3. Eine Regel auf einer Seite. Was in eine KI darf, was nie, welches Tool freigegeben ist, wer bei Zweifeln entscheidet. Mit drei, vier Beispielen aus Ihrem Alltag. Bei Betriebsrat: früh einbinden.
4. Ein freigegebenes Werkzeug. Mit Firmenkonten, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Admin-Sicht. Sonst bleibt die Regel Theorie, weil die Alternative fehlt.
5. Schulen und nachhalten. Eine Schulung, in der jeder lernt, was erlaubt ist und wie man Ergebnisse prüft. Nach drei Monaten dieselbe Umfrage noch einmal.

Die Reihenfolge ist wichtig. Wer mit Schritt 4 anfängt, kauft ein Tool, das an den echten Aufgaben vorbeigeht.

Wie sprechen Sie das Thema im Team an?

Nicht mit einer Rundmail, die nach Abmahnung klingt. Sagen Sie in der nächsten Teamrunde, dass Sie wissen, dass KI genutzt wird, dass Sie das gut finden und dass Sie es jetzt ordentlich aufsetzen wollen. Bitten Sie darum, die Umfrage ehrlich auszufüllen, und nennen Sie den Termin, bis wann es ein freigegebenes Werkzeug gibt.

Wer bis dahin unsicher ist, fragt nach, bevor er etwas hochlädt. Mehr Regel braucht es für die Übergangszeit nicht.

Wie sieht das mit Verselo aus?

Verselo ist ein KI-Workspace für kleine und mittlere Unternehmen und erledigt Schritt 4: Ihr Team arbeitet mit Firmenkonten statt privaten, die KI läuft in EU-Rechenzentren, Kundendaten trainieren kein Modell. Als Chef sehen Sie, wer KI nutzt und was sie kostet, legen fest, welche Modelle erlaubt sind und wie lange Chats gespeichert werden, und entziehen einen Zugang mit einem Klick, wenn jemand geht. Wie das technisch aussieht, steht auf der Seite Sicherheit.

Für die Schritte 1 bis 3 und 5 brauchen Sie kein Tool, sondern eine Entscheidung. Wenn Sie wissen wollen, wo Ihr Betrieb dabei steht, ist der kostenlose KI-Check ein guter Anfang.